דו"ח ביקורת לשנת 2013

 אדר ב' התשע"ד

אפריל 2014

לכבוד

מר אביהוד רסקי

ראש המועצה

שלום רב,

הנני מתכבדת להגיש לך את דו"ח מבקרת המועצה לשנת 2013, על פי צו המועצות המקומיות (א) תשי"א -1950 סעיף 145 ו'. הדו"ח מתמקד במוכנות הרשות לשעת חירום ובהנגשת מידע לציבור בכפוף לחוק חופש המידע התשנ"ח-1998.

ראוי להדגיש כי הדו"ח אינו מאפיין את כלל פעולות המועצה, אלא רק את הפעולות בנושאים שנבדקו. אין לייחס את היקף הביקורת בנושא מסוים למידת חשיבותו, שכן רק אופי הנושא הוא הקובע את מידת הפירוט שהביקורת נוקטת. הקו המנחה את הביקורת הוא המודעות לכך שעובדי המועצה ונבחריה הם נותני שירות לציבור ולא אדוניו.

דו"ח הביקורת ל-2013 מצא, בין היתר, ליקויים בתהליכי עבודה וליקויים שמקורם בנורמות עבודה קיימות בשירות ציבורי המאפיין רשויות קטנות כראש פנה.

ועדת הביקורת בשיתוף מזכיר המועצה מקיימים דיונים על מסקנות הביקורת והמלצותיה, כנדרש בחוק. מזכיר המועצה מנהל מעקב אחר יישום ההחלטות ופעילותו יכולה לשמש דוגמה לכל מוסד ציבורי באשר לניצול יעיל של עבודת הביקורת.

תודות לראש המועצה, למזכיר המועצה ולקב"ט המועצה על שיתוף הפעולה, המבטא את תפישתם את הביקורת הפנימית ככלי ניהולי שמטרתו לשפר ולייעל את הארגון. שיתוף פעולה זה מניב תוצאות חיוביות וטיפול יעיל בכל הנושאים שמעלה הביקורת. לעובדי המועצה המבוקרים ולמתנדבי הרשות כולם אני מודה על שיתוף הפעולה.

על פי צו המועצות המקומיות (א) תשי"א-1950, הומצא העתק של דו"ח הביקורת לחברי הוועדה לענייני ביקורת.

 

בכבוד רב,

מיטל כהן

מ ב ק ר ת  ה מ ו ע צ ה

העתקים:

מר אהרון ברנזון, יו"ר הוועדה לענייני ביקורת

חברי הוועדה מר אמיר ילוז, מר עודד אילת, מר גדי בן שימול ומר נדב קלר

 מוכנות הרשות לשעת חירום

מבוא

הרשות המקומית אחראית להתגוננות האזרחית בתחומה מתוקף חוק הג"א. על ראש הרשות מוטלת האחריות לאכוף את הוראות ההתגוננות ולפעול על פיהן.

בעתות חירום (מצב מלחמה כולל או אירוע נקודתי, רעידת אדמה, אירוע חומ"ס וכו') אמורה הרשות המקומית למלא משימות מיוחדות ולהמשיך ולספק את מרבית צורכי התושבים שהיא מספקת בעת רגיעה.

הרשות המקומית היא גורם מרכזי בטיפול באוכלוסייה ובסיוע לכוחות ההצלה באירועי חירום, ברגיעה ובמלחמה, בשל היותה הממשק העיקרי עם האוכלוסייה ונקודת המפגש של כלל ארגוני החירום והרשויות הממלכתיות במרחב אחריותה.

הרשות המקומית אמורה להיערך לעת חירום באופן שיאפשר לה הפעיל מערכים תפקודיים שנקבעו בחוקים, בהחלטות ממשלה ובנהלים. מדובר בין היתר בהקמת תשתית ארגונית לאספקת שירותים חיוניים כמו מזון, טיפול באוכלוסייה נזקקת, העברת מידע לציבור, הסברה ודוברות, וכל למתן שירותים חיוניים בתחום ההנדסה והתשתיות (מים, ביוב ובינוי), פינוי אוכלוסייה למרכזי פינוי והפעלת מערכת החינוך בהתאם למדיניות הממשלה ולהנחיות פיקוד העורף.

במשך השנים נקבעה המסגרת הנורמטיבית להיערכות הרשויות המקומיות לעתות חירום בחקיקה, בהחלטות ממשלה ובנהלים שונים של מערך המשק לשעת חירום. משרד הפנים, המרכז לשלטון מקומי, פיקוד העורף ומל"ח הסכימו על מסגרת נורמטיבית לשני תיקי אב לעת חירום – האחד לעיריות והשני למועצות המקומיות. בתיקי האב ובנוהל הכללי נקבעו דרכי הארגון, ההיערכות והתפקוד של הרשות המקומית בעת חירום, ומפורטים בו המערכים הארגוניים והתפקודיים הנדרשים לכך.

לצורך הפעלת המערכים נדרשת הרשות להקים ולהפעיל מרכזים, מוקדי מידע וחפ"ק (חוליית פיקוד קדמית), מה שדורש היערכות נרחבת של כח אדם (ריתוק עובדי הרשות המקומית, הקמת מערך מתנדבים והסתייעות בעת הצורך בכוח אדם צבאי) ולוגיסטיקה (הסדרת ענייני ההצטיידות באמצעים שונים ובכלי רכב). פעילות הרשות המקומית גם דורשת תיאום רב עם הגופים הממלכתיים המופקדים על הטיפול באוכלוסייה בשעת חירום, בעיקר מל"ח, פיקוד העורף, יחידות ההגנה המרחבית בפיקודים המרחביים בצה"ל, משטרת ישראל, האגף לשירותי חירום במשרד הפנים והמשרד להגנת העורף.

מבקרת המועצה בדקה את מוכנות המועצה המקומית ראש פנה לשעת חירום, תוך התמקדות בתיקי המכלולים ובעלי התפקידים בחירום, בכפוף להוראות ולנהלים שנקבעו בתיק האב לפעילות המועצות המקומיות בחירום.

במועצה המקומית ראש פנה קיים תיק אב פנימי שהוכן ונערך על ידי "משאבים" בראשותו של פרופ' מולי להד. תיק זה נבדק על ידי פיקוד העורף אחת לשלוש שנים, והבדיקה האחרונה בוצעה ביוני 2012.

במהלך הבדיקה נפגשה מבקרת המועצה עם קב"ט המועצה, מר זאב שנקר, ועם ראשי מכלולים ובעלי תפקידים במערך מל"ח במועצה. כן נסקרו תיקי המכלולים השונים, במטרה לעמוד על מוכנות הרשות לעתות חירום.

מרכז הפעלה ברשות המקומית

מרכז הפעלה הוא המקום שבו פועל מטה החירום של הרשות, ובעת חירום הוא משמש כצומת השליטה והבקרה של הרשות ומאפשר לה להמשיך לתת לתושבים את השירותים שהיא נותנת להם בעת שגרה, באמצעות הפעלת מטה החירום שלה.

בתיק האב נקבע כי במרכז ההפעלה ירוכז ציוד עזר לניהול ולשליטה המיועד לסייע לרשות מקומית לפעול בשעת חירום כגון: אמצעי תקשורת, מערכות מיזוג וסינון אויר וכן מפות ובהן יצוינו מקומם של המוסדות והמתקנים העיקריים הנמצאים בתחום שיפוטה של הרשות המקומית (מרכז ההפעלה, מוסדות הרשות, מוסדות החינוך, מתקנים המיועדים לשמש מרכזי שהייה ופינוי, מוסדות שבהם שוהה אוכלוסייה מיוחדת, תחנת ריכוז חללים, תחנת משטרה, תחנת מגן דוד אדום ושירותי הכבאות וכן מידע על אופן פריסתן של יחידות צה"ל ופיקוד העורף).

עוד נקבע כי במרכז ההפעלה תהיה מפה שתציג בפירוט רב את הרכב האוכלוסייה של הרשות בחתך גילאים לפי אזורים, רבעים ושכונות, וכן מפת מיגון המציגה את רמת המיגון לאוכלוסייה ברשות (מפה זו מתבססת על הנתונים הבאים: נתונים על האוכלוסייה לפי אזורים גיאוגרפיים, שטחי מרחבים מוגנים ומקלטים פרטיים בכל אזור, המחסור במקלטים בכל אחד מהאזורים, מספר המקלטים הציבוריים, מספר המקלטים המרחביים המוגנים במוסדות, מרכזי קניות, מתקנים ציבוריים ומתקנים אחרים העשויים לשמש את האוכלוסייה בעת חירום. כן יוצגו במפת המיגון דרכים מתוכננות או אפשריות להתגבר על המחסור במקלטים).

פיקוד העורף מנחה את הרשויות המקומיות להכנת תכנית מיגון רשותית – תמי"ר. השלב הראשון שלה היה מיפוי וניתוח פערי המקלוט, השלב השני עסק במתן המענה, קרי בהכנת

תיק מסודר שיכיל תכנית מפורטת למענה במקרה אמת. הביקורת מצאה כי השלב השני נמצא כעת בתהליך עבודה, שיושלם עד סוף שנת 2014.

בתיק האב שבמרכז ההפעלה אמורות להימצא טבלאות שליטה שימולאו בעת חירום (כוח אדם, תקן, מצבת עובדי הרשות, מתנדבים ותלמידים), ופירוט האמצעים הדרושים לקליטת מפונים (פריט, כמות, מקום), מרכזי השהייה, הפינוי או הקליטה (קיבולת, מספרי הטלפון, כתובת, שם המתקן, סוג המתקן), טבלאות נפגעים ורשימות חללים מקרב האזרחים והחיילים).

ממצאים

מיקום מרכז ההפעלה

• מרכז ההפעלה של הרשות המקומית ממוקם במקלט משרדי המועצה המקומית.
• במרכז ההפעלה יש שולחן מרכזי המהווה את מרכז הקליטה והדיווח, ויש מקום ייעודי לכל נציגות של המכלולים וגופי החרום. מוקד המועצה משמש גם כמוקד לשעת חירום.
• הוסדר נושא המנהלה במרכז ההפעלה, לרבות שירותים, מטבחון קטן וציוד משרדי.
• מרכז ההפעלה מצויד בתקשורת אלחוטית עם גורמי הצבא ובציוד לשעת חירום.
• בעת חירום שולח צה"ל אל הרשות יקל"ר (יחידת קישור לרשות), הפועלת ממרכז ההפעלה.
• מרכז ההפעלה ממוגן בפני איום בלתי קונבנציונלי.

אמצעי שליטה ותקשורת

• מרכזיית הטלפונים של הרשות המקומית ממוקמת במקלט המועצה המשמש כמרכז הפעלה, ובשעת חירום הקווים של משרדי המועצה מנותבים אל מרכז ההפעלה. במרכז הוכנו התשתיות הפיזיות הנדרשות לקליטת ציוד תקשורת – נקודות חשמל, טלפוניה, חיבור אנטנות קשר, חיבור לרשת מחשבים, שקעים לקליטת שידורי רדיו וטלוויזיה.
• במקלט המועצה נמצא גם שרת מחשבים לגיבוי המערכת אם יקרוס השרת.
• במרכז הותקנו מערכות תצוגה, ויש בו מחשבים ניידים לכל ראשי המכלולים ולמנהל החמ"ל, המחוברים לרשת המחשבים של המועצה.
• קיים קישור Wi-Fi ( קישור קווי ואלחוטי).
• פריסת טלפונים נייחים: תשתית לחיבור טלפונים קיימת, וכן מכשיר טלפון.

מערכת כריזה

קיימת מערכת כריזה במרכז ההפעלה, וכן אפשרות לכריזה ניידת באמצעות מגה-פונים. מטרת הכריזה – הודעה על מצבי חירום, כינוס מכלולים, כינוס ראשי מכלולים ומטה מל"ח.

מערכת גיבוי חשמלי – גנרטור

מרכז ההפעלה אמור להמשיך ולפעול באופן עצמאי גם במקרה של הפסקת חשמל. במקרה כזה אמור להיכנס לפעולה גנרטור שיספק את צרכיו. במרכז מותקן גנרטור קבוע לגיבוי כלל מבנה המועצה, ובכלל זה מרכז ההפעלה, בשעת הפסקת חשמל. הגנרטור ממוקם צמוד למבנה המועצה ואינו ממוגן. יש רישום מסודר של הבדיקות התקופתיות שמבצע היבואן, "שמרלינג סינכרו".

פריסת עזרים קבועים – מרכז הפעלה

בהנחיות לתיק אב לחירום ברשות מקומית נדרש כי במרכז ההפעלה יהיו עזרים ומפות הנחוצים לפעילות אנשי החמ"ל לקבלת אינפורמציה מרבית, כדלקמן:

מפה כללית: מפה המכסה את אזור המועצה, את הישובים הסמוכים, צירים עיקריים ומתקנים חשובים המשרתים את האוכלוסייה כגון בתי חולים, תחנות מד"א, שירותי כבאות וכדומה.

מפה ראשית: מציגה את תמונת המצב המעודכנת במרכז ההפעלה. על מפה זו, הכוללת את המידע הבסיסי, יצוינו ויודגשו הפרטים הבאים:

• מרכז ההפעלה.
• מוסדות המועצה.
• מוסדות חינוך.
• מתקנים המיועדים לשמש כמרכזי שהיה / פינוי.
• מרכזי קליטה (מקומיים וארציים).
• מקלטים ציבוריים.
• תחנת ריכוז חללים.
• בית העלמין.
• תחנות משטרה, מד"א ושירותי הכבאות.
• פריסת יחידות צה"ל ופיקוד העורף.
• אתרים המסייעים להתמצאות.
• צירים עיקריים.
• בית-חולים.
• מוסדות לאוכלוסייה מיוחדת.

 תצלום אוויר עדכני (אורטופון-טו).

טבלאות, טפסים ויומן אירועים:

• בעלי תפקידים בחירום.
• טבלת אירועים עיקריים.
• כח אדם ומתנדבים בחירום.
• מרכזי שהיה / פינוי/ קליטה.
• נפגעים.
• מפונים.
• פגיעות במבנים.
• טופסי דיווח.

ממצאים

במרכז ההפעלה קיימת מפה כללית המכסה את אזור המועצה והצירים העיקריים שבו. יש גם מפה המציגה את תמונת המצב המעודכנת, הכוללת את המידע הבסיסי הנדרש על פי ההנחיות ומפה לפי רבעים (חלוקת המושבה).

תצלומי אוויר: קיים תצלום אורטופון-טון משנת 2012.

 עדכון תשתיות (מים, חשמל וביוב)

תשתיות מים וביוב: נעשה סקר למיפוי תשתיות ביוב וקיימת גם מפת הינדרנטים.

תשתיות חשמל: למעט מיקום עמודי תאורת הרחוב – אין בידי הרשות המקומית מידע בנוגע לתשתיות החשמל. הסיבה לכך היא בעיה של אבטחת מידע מול חברת החשמל, הדורשת כי המידע יהא מסווג ועם גישה למספר מצומצם בלבד של בעלי תפקידים.

תרגול מרכז הפעלה, פריסת מערכות תקשורת ואמצעים נוספים

ב-2013 התקיים תרגיל לאומי של פיקוד העורף, וכן מתקיימים תרגילים תלת-שנתיים של המשרד להגנת העורף ופיקוד העורף. בוצעו גם כמה תרגולים עצמאיים של הרשות. בנוסף לאלה התקיימה פעילות משלימה באמצעות המשרד להגנת העורף והשתלמות רעידת אדמה. נערכה גם השתלמות של מכלול מידע לציבור על ידי פיקוד העורף והמשרד להגנת העורף.

ביצוע הכשרות והשתלמויות להכנת עובדים ומתנדבים לתפקידם בחירום

לפי תיק האב, יש לקיים השתלמויות שבמסגרתן יוכשרו העובדים בנושאים הקשורים לעבודת הרשות בעתות חירום, ובכלל זה בנושא נוהלי הרשות הנוגעים לכך. ההכשרות אמורות להתקיים לפי שיבוץ החירום של עובדי הרשות, בתכנית עבודה שנתית באופן שכל ממלא תפקיד יוכשר לכך בתוך שנה מיום מינויו לתפקיד.

חפ"ק

במקרים שבהם עולה צורך בהקמת חדר פיקוד קדמי (חפ"ק) של הרשות המקומית, נדרש להכין מבעוד מועד כלי רכב ייעודי, לרבות כל האמצעים הנדרשים, כולל עזרים ואמצעי תקשורת. מנהל החפ"ק הוא ראש המועצה או מישהו מטעמו.

ממצאים

• בפועל ראש החפ"ק הוא ראש המועצה. במסמכי הרשות מצוין כי קב"ט המועצה הוא ראש החפ"ק.
• כלי הרכב של ראש המועצה ישמש כרכב חפ"ק במקרה הצורך.
• יש במועצה עגלה נגררת למען הובלת אמצעים בשעת חירום ובכלל, אך היא איננה ייעודית לשימוש החפ"ק.
• כאמור – לא קיימת עגלת חפ"ק. יש ערכת חפ"ק מאובזרת באמצעים הנדרשים להקמת מוקד קדמי בסביבת האירוע (טבלאות ומפות שליטה, תצו"ת, פקלי"ם לכל אירוע, נהלים, ערכות תאורה, מערכות קשר אלחוטי ומערכות טלפוניה אלחוטית, מערכת כריזה ועוד(.

ציוד לשעת חירום – מחסן חירום

על פי הנחיות הג"א ונוהלי פס"ח, מחסן חירום ברשות מקומית אמור להכיל ציוד המיועד למלחמה ולמצבי חירום, ובכלל זה ציוד ליחידות פיקוד העורף וציוד לפס"ח ולמל"ח. הציוד הדרוש לעת חירום: מזרנים, שמיכות, ערכות בישול, מכלי מים לשתייה, עוקב לחלוקת מים וגנרטורים .

ממצאים

קיים מחסן המשמש מחסן מל"ח יחד עם מחסן בשגרה. המחסן מלא ועמוס. בכניסה למחסן יש רשימה של תכולתו.

יש המלצות של המשרד להגנת העורף לתקנון ציוד במחסן המל"ח הרשותי. במהלך הביקורת הכין קב"ט המועצה ניתוח של ההמלצות האמורות, ובנה מסמך דרישות להשלמת ציוד. המסמך הוגש לראש המועצה והמזכיר ונכלל בתכנית העבודה של מחלקת הביטחון.

ראוי לציין כי הוגשה תכנית עבודה של מחלקת הביטחון לשנת 2014, שכללה את המוזכר לעיל ותוקצבה בסכום של 838,481 ₪ . לדברי קב"ט המועצה – התקציב לא אושר.

ריכוז הטיפול והאחריות על מחסן המל"ח תכולתו ועל ההתנהלות בשעת חירום במועצה המקומית ראש פנה מוטלים על קב"ט המועצה בסיוע מנהל האחזקה. לא נמצא מסמך המסדיר זאת ולא נמצא נוהל לניפוק ציוד בשעת חירום. במהלך הביקורת הקב"ט פעל לתיקון הליקוי.

נמסר למבקרת כי בזמן חירום המחסנאי מרותק למחסן מל"ח והוא מופקד על הנפקת הציוד על פי דרישת מטה מל"ח.

בדיקת הציוד והטיפול בו

באחריות מנהל האחזקה של המועצה לטפל בגנרטורים, בנגררים ובעוקבי המים. הטיפול בגנרטורים מתקיים לפי הנחיות יצרן, ויש תיעוד שלו. במקום שבו אין הנחיות יצרן לטיפולים, קב"ט המועצה מנחה את עובדי האחזקה על הטיפול הנדרש.

לא נמצא מסמך המגדיר את תדירות הטיפולים במקרים שבהם אין הנחיות יצרן.

ציוד חיוני לסיוע בפעולות חילוץ

לא קיים במועצה ציוד לסיוע בפעולות חילוץ. הוכשר צוות עזרה ראשונה (סיוע עצמי ראשוני) לחילוץ קל מהריסות.

מוקד בשעת חירום

מוקד הרשות מושתת על המוקד הטלפוני (מוקד 106) הפועל בעת רגיעה ברוב הרשויות המקומיות. בתיקי האב נקבע כי בעת חירום יוגדל מספר העמדות המאוישות במוקד הרשות, וכי הוא יאויש במוקדנים דוברי שפות שונות, במומחים בתחום ההתגוננות האזרחית, בעובדי רווחה ובפסיכולוגים, בנציגי המשטרה ובקצין קישור מהיקל"ר. על צוות המוקד לקבל פניות של תושבים הזקוקים לסיוע ולהפנות את הטיפול בהם לגורם הסיוע הרשותי או המקצועי המתאים הפועל במערך החירום, וכן לרכז מידע על הבעיות השונות שהעלו התושבים.

ממצאים

המועצה המקומית ראש פנה מפעילה מוקד רשותי המרכז את פניות הציבור (מספר 106), מעביר אותן לגורמים המוסמכים ומוודא מתן תשובות הולמות. באמצעות המוקד ניתנת אפשרות לכל אזרח להגיע לכתובת שתוכל לטפל בפנייתו בצורה המהירה והיעילה ביותר.

מטרת הפעלת המוקד היא להוות מרכז שליטה ברגיעה וחירום, ולהיות כתובת לפניות התושבים לצורך מתן מידע ופתרון לבעיות הקשורות לפעילות השוטפת של המועצה המקומית. המוקד פועל במבואת הכניסה של המועצה ומתוכנן לפעול כמוקד חירום במרכז ההפעלה, כולל ניתוב קווי הטלפון אל המוקד עצמו.

המוקד קולט פניות מגופים שונים ומתושבי המועצה, מעביר אותן לגורמים המתאימים על פי הדחיפות. הוא רושם אותן ביומן המוקד במערכת הממוחשבת. קיים נוהל מעמ"ל (מעבר משגרה לחירום) המגדיר את אופן הפעלת מוקד החירום בזמן אירוע חירום. הצוות האמור להפעיל את המוקד בחירום מתבסס על עובדי הרשות, ובעת הצורך מתוגבר על ידי מתנדבים.

יש שיבוץ של מוקדנים דוברי עברית ברמת שפת אם ואנגלית ברמה בסיסית, ובמקרה הצורך ניתן להיעזר בעובדות דוברות רוסית המרותקות בחירום.

בתיק ההפעלה הרשותי קיימת התייחסות לצירוף אנשי מקצוע למוקד (פסיכולוגים, עו"סים, אנשי חינוך, בריאות ורפואה).

מוקד השגרה תורגל במהלך התרגילים שבוצעו במועצה המקומית, כשנדרש כינוס מטה מל"ח והפעלת מרכז ההפעלה.

מקלטים ומרחבים מוגנים

לכל רשות מקומית צריכים להיות נתונים על מקלטים ציבוריים, שטחי מרחבים מוגנים, מקלטים פרטיים משותפים ומרחבים מוגנים במוסדות ציבוריים, וכן על חוסרים ופערים בתחום זה. על סמך נתונים אלה על כל רשות להכין תכנית של המקלטים הציבוריים שאליהם יופנו תושבים שאין להם מרחב מוגן.

במועצה המקומית ראש פנה יש כ-41 מקלטים, חלקם הגדול ציבורי, הפזורים ברחבי המושבה. יש שיבוץ שמי לכל מקלט לפי האוכלוסייה שבמרחבו. קיים פער מיגון הידוע למועצה, ושיבוץ האוכלוסייה לממ"דים פרטיים נמצא בעבודה שסיומה מוערך למחצית שנת 2014.

בשנת 2013 בוצעה ביקורת של פיקוד העורף על 12 מקלטים, ואלה ממצאיה: שני מקלטים הוגדרו ברמת "כשירות טובה"; תשעה ברמת "כשירות נמוכה" ואחד הוגדר כ"לא כשיר". עם זאת – בכניסת קב"ט המועצה לתפקידו הוא בדק את שמישות מקלטי המושבה ומצא כי הם במצב "כשירות גבוהה".

על הרשות לתת את הדעת לפערים העולים מדו"חות הביקורת השונים על המקלטים, ולהתייחס אליהם בכובד ראש.

ציוד חירום במקלטים

על פי מפרט לתחזוקת מקלטים שקבע פיקוד העורף בפברואר 1998 וההנחיות לתחזוקת מקלטים של פיקוד העורף מינואר 2003 – על מקלטים להכיל ציוד חירום כמפורט בתקנות. הציוד האמור חיוני להגנת התושבים במקלטים.

מקלטים במוסדות חינוך (בתי ספר/גנ"י)

ההיערכות של מוסדות החינוך לעת חירום והתכנון מושתתים בעיקר על תפוסת המקלטים והמרחבים המוגנים שבהם. בגני הילדים המיגון מתבסס על ממ"דים. בבית-ספר שיש בו מקלט (או מרחב מוגן) לכל התלמידים – ילמדו כולם בעת חירום. בבית-ספר שיש בו מקלט או מרחב מוגן רק לחלק מהתלמידים – ילמדו לפי תפוסת המקלטים. את הלימודים בבית-ספר שאין בו מקלט יש לקיים במבנה ציבור אחר.

קב"ט המועצה הוציא דו"ח ליקויים למקלוט בית הספר וילקומיץ' ביום 13.8.2013. בסיור של מבקרת המועצה וקב"ט המועצה ביום 10.2.2014 נמצא כי רוב הליקויים לא תוקנו, וכי מתוך ארבע מקלטים הקיימים בבית הספר, אחד משמש מחסן ספרים ואין בו מטף כיבוי.

ב-24.2.2014 התקיים תרגיל מוסדות חינוך ארצי ובו תורגלה ירידה למקלטים. הליקויים שמצא קב"ט המועצה לא תוקנו עד לתאריך זה.

ממצאים

בידי הרשות המקומית יש מידע על מקלטים ציבוריים פרטיים משותפים בתחום שיפוט המועצה. נעשה מיפוי כוללני של כלל המקלטים ואמצעי המיגון במועצה, ויש מידע מלא על מצבם או שמישותם של המקלטים/ממ"דים שאינם ציבוריים.

בספטמבר 2013 נערכה ביקורת של קב"ט המועצה ומנהל מחלקת האחזקה במקלטים הפרטיים המשותפים. הוצא דו"ח ביקורת על כל הליקויים והממצאים.

על הרשות המקומית להפעיל את סמכותה ולדרוש מהתושבים לתקן את הליקויים.

בוצע סקר מקלוט על מצב המקלטים הציבוריים ושמישותם. בספטמבר 2013 ביצע עובד של מחלקת האחזקה בדיקה בכל המקלטים הציבוריים והפרטיים כאמור. הופק דו"ח פרטני לכל מקלט ופורטו הליקויים שנמצאו בבדיקה. ממצאי הדו"ח הועברו למנהל המחלקה ולקב"ט המועצה, והליקויים רוכזו בטבלה מרכזת לפי סוגם. נתונים אלה נמסרו לראש הרשות ולמזכיר המועצה, עם דרישה לתיקון הליקויים.

באחריות המועצה לפקח  על שמישותם ומוכנותם של המקלטים המשותפים הפרטיים. הנה הליקויים שנמצאו במקלטים אלה:

• שימוש במקלט כמחסן.
• ונטות לא עובדות.
• חשמל לא-תקין.
• לכלוך והזנחה.
• רטיבות.
• יש מקלטים שנמצאו נעולים ולא ידוע בידי מי המפתח.

הוכנו מכתבים לבעלי המקלטים. יש לדאוג להפצתם.

 בקרה שוטפת – מקלוט

נמצא כי נעשות בדיקות יזומות על ידי קב"ט המועצה ומופק דו"ח בדיקה לכל מקלט. בנוסף – מתקבלים דיווחים במוקד המועצה על ליקויים, ואלה נמסרים לקב"ט ולמנהל האחזקה. לאחר עדכון קב"ט המועצה ומנהל האחזקה – פועלים לתיקון הליקוי.

פערי מקלוט

נאספו נתונים על המקלטים הפרטיים או ממ"דים, ובוצע סקר למיפוי פערי מקלוט במועצה. יש תכנון מפורט של חלוקת התושבים למקלטים ציבוריים לפי אזורים, והרשות ממפה את כלל התושבים ואת שיבוצם למרחבים מוגנים.

הערה: יש מרחב מוגן ציבורי לקליטת אוכלוסיה ללא קורת גג (מפונים בשל מצב חירום פיזי) ב"סנטר הגליל" ובבית הספר וילקומיץ, המוגדר כמרכז קליטה לפס"ח בחירום וישמש את הרשות לקליטת מפונים פנימית .

נגישות למקלטים

רוב המקלטים אינם נגישים לבעלי מוגבלות פיזית. תושבים בעלי מוגבלות שיידרשו לשהייה במקלט ציבורי לא יוכלו להגיע אליו ללא עזרה. למנהלת המחלקה לשירותים חברתיים יש מידע על אוכלוסייה בעלת צרכים מיוחדים, כשבעת הצורך יופעלו מתנדבים לעזרה. למעט מרכז ההפעלה והמקלט בגן "נרקיס" – כל המקלטים הציבוריים והפרטיים המשותפים אינם מותאמים להגנה בפני אב"כ.

 ציוד נדרש – מקלט ציבורי

על פי מפרט לתחזוקת מקלטים וההנחיות לתחזוקת מקלטים של פיקוד העורף מינואר 2003, על מקלטים להכיל, בין היתר, מטפים לכיבוי אש (מספרם נקבע לפי שטח המקלט), ציוד חילוץ ועזרה ראשונה (תחבושות אישיות, תחבושות בינוניות ותחבושות נגד כוויות, חוסם עורקים, מסכה או מגן פנים להנשמה וסד עץ מרופד), מיכל מי שתייה בקיבולת של 320-40 ליטר, פנסי זרקור ניידים ואלונקות.

נמצא כי רוב הציוד נמצא במחסן המועצה ומוכן לחלוקה בעת הצורך. במחסן החירום של הרשות המקומית (מחסן מל"ח) יש ערכות חירום למקלטים ובהן תיקי עזרה ראשונה, מים ופנסים לכל המקלטים הציבוריים.

נוהל פתיחת מקלטים בחירום

קיים נוהל לפתיחת מקלטים בחירום. הרשות המקומית אינה ערוכה לפתיחת מקלטים בצורה אוטומטית על ידי מערכת ייעודית לכך, ובמקרה חירום יש סדר פתיחת מקלטים לפי אזור.

במועד ביצוע הביקורת היו המקלטים במועצה סגורים אך לא-נעולים. מצב זה מאפשר נגישות מהירה אליהם אך עלול גם ליצור בעיות של ונדליזם וגניבת ציוד מהמקלטים.

מטפי הכיבוי של המקלטים נמצאים במחסן מל"ח ובמתקני המועצה. מבדיקת נוהל פתיחת מקלטים עולה כי אין התייחסות לחלוקת המטפים וציוד החירום בזמן אמת.

מתנדבים

רשויות מקומיות מסתייעות בעת חירום במתנדבים מקרב האוכלוסייה, המסייעים לה בתחומים כגון רווחה, חינוך, תרבות ואספקת מזון. למערך המתנדבים יש חשיבות עליונה, בפרט כשמדובר ברשות קטנה.

בתיק אב של משרד הפנים נקבע כי על הרשות לחשב מראש כמה מתנדבים דרושים לה ובאלו תחומים. עוד נקבע כי כדי שמערך המתנדבים יהיה יעיל – יש להקימו ולתדרכו מראש.

ראוי לציין כי רק מערך ההתנדבות במכלול אוכלוסיה בתא הרווחה פועל בשגרה, והוא מנוהל על ידי מנהלת המחלקה לשירותים חברתיים. סביב עניין זה מתקיימות פגישות עבודה קבועות של "צוות מוביל מתנדבים", וחלק ממתנדבי הרווחה בשגרה פועל גם בחירום.

נמצא כי יש רשימת חלוקת מתנדבים לפי מכלולים ורשימת שיוך שמי לכל מכלול. אחת לשנה נעשה ריענון מערך המתנדבים.

מערך המתנדבים מהווה אבן יסוד להתנהלות תקינה ויעילה בזמן חירום. יש לדאוג לתדרוך המתנדבים והשתלמות שלהם לפי המוגדר לעת חירום.

מערך המכלולים (טיפול באוכלוסייה, תשתיות ולוגיסטיקה, מנהל כללי)

מכלול טיפול באוכלוסייה

הבסיס למכלול זה הם השירותים החברתיים הממשיכים להתקיים גם בחירום. ההתמחות המקצועית של עובדי הרווחה היא יסוד טוב להפעלתם במצבי חירום, במתן מענה לאוכלוסייה לאחר אירוע טראומתי או במצבי לחץ וחרדה. כדי לספק מענה מתואם ומשולב בתחומים המקצועיים השונים כמו רווחה, בריאות, פסיכולוגיה וכד' – מאורגנים כל אלה בחירום במכלול אחד, שהוא למעשה גורם מקצועי לזיהוי ומיפוי הנפגעים במעגלי הפגיעות השונים, להגדרת צרכי סיוע ולתיאום והפעלה של  גורמי סיוע מהרשות ומחוץ לה.

מכלול האוכלוסייה כולל את התאים הבאים: תא רווחה, תא בריאות, תא פס"ח וחינוך בלתי פורמלי. לכל אלה יש אחראי למעט לתא פס"ח. ראוי לציין כי לקראת תרגול חוצה לילה שנערך ברשות ( 25-26.3.2014) מונה אחראי תא פס"ח לפני הגשת דו"ח הביקורת.

המכלול אחראי לבצע פעולות התערבות פסיכו-סוציאליות במתכונת של צוותים רב-מקצועיים בקרב יחידים, קבוצות ומשפחות בקהילה שנפגעו, במוסדות חינוך ובזירות פעולה נוספות. הוא מבצע זיהוי של צרכי הסיוע והתמיכה במשפחות שנפגעו ובאוכלוסיות אחרות המחייבות תשומת לב מיוחדת, וכן ליווי משפחות, תמיכה ביחידים ובמשפחות וייעוץ פסיכולוגי ומקצועי לפונים. יש לו אחריות כוללת להפעלת מערך השירותים החברתיים לפי הדרישה העולה מהשטח, בשיתוף עם המחלקה לשירותים חברתיים. בתחום הרווחה רשומות בו שתי עובדות סוציאליות, פסיכולוגית הרשות וקב"סית.

יש חלוקה של קבוצת המתנדבים לקבוצות האוכלוסייה השונות: משפחות, נכים ומוגבלים, קשישים ומשפחות חד-הוריות, אך ההדרכה האחרונה למתנדבים התקיימה לפני כשלוש שנים.

יש נהלי עבודה ומשימות למחלקה לשירותים חברתיים, וכן תכנית בסיסית להפעלת מתנדבים בתחומי הטיפול והאחריות של המחלקה.

נמצאו נתונים על האוכלוסייה כנדרש בהמלצות משרד הפנים ב"תיק מודיעין אוכלוסייה", והנתונים כולם ממוחשבים וניתנים לשליפה בכל רגע מתוכנת "נמר".

נמצא כי תא המחלקה לשירותים חברתיים עובד לפי נהלי העבודה של משרד הרווחה ונהלי רח"ל.

צוות לתיאום הטיפול באוכלוסייה במצבי לחץ

על פי הנחיות תיק האב – על הרשות המקומית להקים צוות לתיאום הטיפול באוכלוסייה במצבי לחץ בשעת חירום, שיכלול נציגים קבועים מכל הגופים המקצועיים הטיפוליים של קהילה – המחלקה לשירותים חברתיים, שירותי בריאות הנפש והשירות הפסיכולוגי.

נמצא כי המכלול הטיפולי במועצה מורכב ממנהלת המחלקה לשירותים חברתיים, עו"סית ופסיכולוגית, המהוות את הצוות לתיאום הטיפול באוכלוסייה במצבי לחץ. הרשות פנתה לאלוף פיקוד העורף ומשרד הפנים בבקשה לתקנן במושבה מרכז לטיפול נפשי (דחק), אך נענתה בשלילה בטענה שמרכז הדחק באזור הוא בית החולים זיו בצפת.

 תיק מודיעין אוכלוסייה

על פי הנחיות תיק האב לחירום, באחריות המכלול הטיפולי להכין תיק מודיעין אוכלוסייה, הכולל בין היתר נתונים על פי חתך גילאים, אזורי מגורים ומיפוי בעלי צרכים מיוחדים. נמצא כי יש מידע על אוכלוסיה בעלת צרכים מיוחדים, והוא ניתן לשליפה מתוכנת "נמר".

 מסד נתונים

המכלול הטיפולי נדרש להכין מסד נתונים המאפשר לשלוף מהמערכת הממוחשבת של הרשות מידע על האוכלוסייה באזור שבו מוגש הסיוע. מידע זה אמור לשמש בסיס להכנת מסד נתונים שיימסר לגורמים חיצוניים בעת אירוע באזור.

 צוותי התערבות רב-מקצועיים שיפעלו בעתות חירום

בתיק אב לחירום נקבע כי יש להקים ולהכשיר צוותי התערבות רב-מקצועיים שיפעלו בעתות חירום ויכללו עובד רווחה בכיר, עובדים סוציאליים, פסיכולוג, רופא, אחות, רכז קליטה ורכז חברתי.

 מוקד מידע

מוקד המידע הטלפוני של הרשות באירוע/מצב חירום נועד להוות מרכז התקשורת של הרשות כלפי גורמי חוץ וכלפי התושבים. בין היתר, באחריות המוקד לקלוט פניות מהציבור ולהעבירן לגורמי הטיפול הרלוונטיים ו"לכתובות" מתאימות.

נמצא כי לא צוותו פסיכולוגים/עובדים סוציאליים לצוות מוקד החירום במועצה. במקרה של אירוע השיחה מנותבת אל מכלול האוכלוסייה, לפסיכולוגית או עו"סית.

 תא פס"ח

במהלך הביקורת ביקש אחראי תא פס"ח לסיים את תפקידו, ומונה אחראי חדש. לא נמצא כתב מינוי לאחראי התיק, ולא בוצעה הדרכה לחברי התא להכרת תפקידם והגדרת מסגרת אחריותם. מספרי הטלפון בתיק לא-מעודכנים ולא נמצאו נהלים ו"תיקי מתקנים" למתקני שהיה/פינוי וקליטה. לא נמצאו גם נהלי עבודה לביצוע משימות התא בחירום.

במהלך הביקורת נבנה תיק למתקן הקליטה והפינוי של המועצה, שמקומו בביה"ס וילקומיץ.

תא חינוך בלתי פורמלי

בהתאם להנחיות תיק האב, מכלול החינוך נדרש להכין נוהלי עבודה לעת חירום, לרבות תכניות לימודים ואמצעי הדרכה לשהייה במקלטים, תכניות להפעלת גני ילדים (על פי תפוסת המקלטים), תכנית לריתוקם המשקי של צוותי מוסדות החינוך ושל חברות הסעת תלמידים, תכנון מערך ההיסעים, רשימות הנוגעות לתפוסת מקלטים ותגבור המורים לשעת חירום.

מעיון בתיק החינוך עולה כי קיים נוהל פנימי הכולל את הנתונים הנדרשים לעניין המערך החינוכי במושבה. במקרים שבהם יהיה צורך לקיים שיגרת לימודים בחירום במקלטים, בית הספר וגני הילדים ערוכים להפעלה והדבר בפיקוח משרד החינוך ומנהל מחלקת החינוך במועצה.

 הכנת תכניות לימודים ואמצעי הדרכה לשהייה במקלטים

הנחת העבודה במכלול החינוכי היא כי במצב חירום לא מתקיימים לימודים במוסדות החינוך. משרד החינוך נערך להעביר תכנים לימודיים לתלמידים באמצעות האינטרנט, כשלכל תלמיד יש סיסמת כניסה לאתר שדרכו ניתן לקבל מסרים ותכנים לימודיים ממחנכת הכיתה ומנהלת בית הספר.

 מכלול לוגיסטיקה

מכלול תשתיות ולוגיסטיקה במועצה נועד לטפל בצרכים הדחופים של האוכלוסייה בתחום הלוגיסטיקה, התשתיות ושירותים חיוניים כמו מים וחשמל, איכות הסביבה, תברואה, טיפול בביוב, בבנייה ובתחזוקת הדרכים. על המכלול גם לתכנן ולהסדיר באמצעות חוזה עם ספקים את אספקת המזון למרכזי קליטה ולעובדי הרשות, ואת אספקת הציוד, הדלק והאמצעים האחרים הדרושים לפעילות הרשות.

במכלול נכללים התאים הבאים: חשמל, חקלאות, תחבורה, בנייה והנדסה. האחריות העיקרית להפעלתו ולאספקת השירות לאזרח במקרה הצורך מוטלת על מהנדס המועצה, מנהל מחלקת האחזקה וצוות עובדי האחזקה של המועצה. במידת הצורך יופעלו קבלנים/ספקים חיצוניים.

ממצאים

בתיק אב לחירום נקבע כי המכלול הלוגיסטי יכין ויכשיר "צוות תשתיות", שיהווה כוח תגובה מיידי של המועצה לאירוע. הצוות מיועד לספק למטה החירום – תמונת מצב ראשונית ולהוות גורם קישור לגוף המפקד על האירוע. הצוות יורכב מבעלי מקצועות בתחום המים, ביוב, חשמל והנדסה, המכירים את מאגרי המידע ההנדסי של המועצה והנגישות אליהם.

נמצא כי:

1. למועצה צוות חפ"ק המגיע ראשון אל מקום המפגע, ובו חברים ראש המועצה, ראש החפ"ק, מהנדס המועצה כאחראי על בינוי ומנהל מחלקת האחזקה כאחראי על מים, ביוב וחשמל.
2. קיימת תכנית גיבוי לאספקת מים בשעת חירום.
3. יש למכלול הלוגיסטי מידע על קבלנים, ספקים ובעלי מקצועות נחוצים בחירום.
4. מאגרי מידע – מיפוי תשתיות:

מים וביוב: על פי הנתונים הקיימים במועצה כיום, יש נתונים בנושא מים וביוב.

חשמל: למעט מיקום עמודי תאורת הרחוב אין לרשות מידע על תשתיות החשמל. כפי שצוין בראשית דו"ח זה, הסיבה לכך נעוצה בדרישת חברת החשמל לאבטחת מידע.

הביקורת מציינת כי תיק מכלול הלוגיסטיקה מאורגן עם המידע כנדרש לשם הפעלתו בחירום, וכי בעלי התפקידים מודעים למוטל עליהם מעצם עבודתם בשגרה.

 מכלול כללי

יש מקום לרענן את תיק המכלול הכללי ולטפל בו. לאחרונה מונתה עובדת המועצה לניהול המכלול, והיא אמורה לדאוג להכנסת נתונים עדכניים ופרטים הנחוצים לניהול המערך הכללי בחירום, כולל התאים הבאים: מזון, כח אדם, תברואה, מתנדבים, משכ"ל ומידע הנחוץ למתן מענה כללי לתושבים בחירום.

תא התברואה במכלול זה מאויש על ידי מנהל מחלקת האחזקה.

הביקורת ממליצה כי תא התברואה יועבר למכלול הלוגיסטיקה.

עיקר המלצות הביקורת

כללי

1. להכניס לכלל תיקי החירום את כתבי המינוי של בעלי התפקידים ולעדכנם במידת הצורך. ראוי לציין כי במהלך הביקורת הייתה התייחסות חלקית לכך, ויש לבצע על כך בקרה.
2. לתייק בכל תיקי המכלולים את הנהלים הנוגעים לכל מכלול וכל תא. ברשות המועצה תיק נהלים יוצא מן הכלל העונה על הצורך בחירום ואף יותר מכך! רצוי ומומלץ שהנהלים יוכנסו לתיקי המכלולים.
3. על פי תיק אב משרד הפנים – הרשות המקומית נדרשת להכין תכנית עבודה דו-שנתית להשתלמות של כלל עובדי הרשות המקומית בתפקידם בחירום, עם שימת דגש על נהלים הנוגעים לאחריות המוטלת עליהם בחירום. כן נדרש לקיים רענון אחת לתקופה, על פי תכנית שתיקבע מראש (התרגולים השונים אינם השתלמות!).
4. יש לקבוע כי ראשי מכלולים יהיו עובדי מועצה. כיום מנהלת מחלקת הרווחה ומנהל מחלקת החינוך מתפקדים בחירום במכלול אחד. מומלץ כי מנהלת הרווחה תנהל את מכלול האוכלוסייה כנדרש בתיק אב של משרד הפנים.
5. השלמת תכנית לתיקון פערי המקלוט ברשות.
6. לשם המשך רציפות תפקודית בעת הצורך, הביקורת ממליצה למגן את גנרטור המועצה מפני פגיעה קונבנציונלית.
7. הכנסת מערכת GIS.
8. לוודא כי כל עובדי הרשות המקומית המרותקים בחירום נושאים מינוי לחירום, לרבות איוש של גיבוי לבעלי תפקידים מרכזיים. לוודא כי הועברו בקשות לריתוק משקי והתקבלו אישורים לכלל עובדי הרשות.
9. בדיקת עדכניות של הנהלים למצבי חירום בכלל תיקי המכלולים.
10. לרענן מספרי טלפון של בעלי תפקידים בכלל תיקי התאים.
11. לרענן את מצבת כח האדם בכל תא ובמכלולים ולוודא שאין כפילויות תפקידים שלא יוכלו להתקיים בשעת חירום.

המלצות לחפ"ק

ליצור הגדרת תפקידים ברורה לניהול החפ"ק שתכלול ממלא מקום בעת הצורך. בפועל, ראש המועצה מנהל את החפ"ק, ובמסמכי החירום מופיע כי הקב"ט מנהל את החפ"ק.

המלצות לציוד לשעת חירום – מחסן חירום

1. להפריד את הציודים שבשגרה ממחסן המל"ח וליצור הפרדה מלאה בין המחסנים.
2. לכתוב נוהל להנפקת ציוד בשעת חירום, הגדרת תפקיד מנפיק הציוד והבקרה המופעלת על תהליך זה.
3. מתוך מסמך השלמת ציוד שהפיק קב"ט המועצה, לתת את הדעת לעניין השלמת מכולת אחסון.
4. הביקורת ממליצה להגדיר תדירות טיפולים לכלל ציוד מל"ח במקום בו אין הנחיות יצרן, תוך הפעלת שיקול דעת ושיתוף בין קב"ט המועצה למנהל האחזקה.

המלצה למקלטים ומרחבים מוגנים

1. הביקורת ממליצה להתייחס בכובד ראש למסמכי קב"ט המועצה ולתקן ליקויים במקלטי ביה"ס ובכלל. כמו כן, לבצע מעקב ובקרה.
2. להתאים את המקלטים בבתי הספר ובגני הילדים להגנה בפני אב"כ.
3. לנעול את כלל המקלטים במושבה ובעת חירום לפתוח אותם לפי הנוהל הקיים.
4. לייעד לכל מקלט מטף כיבוי אש העומד בתקן כנדרש.

המלצות למערך ההתנדבות

1. למערך המתנדבים יש חשיבות עליונה בחירום, ולשם כך יש צורך לנהל ולתחזק מערך זה בשגרה, כהכנה למצבי חירום.
2. לשלב את מתנדבי החירום בסדנאות הדרכה בחירום ובתרגולים.

המלצת הביקורת למכלול אוכלוסיה

ליצור מערך הדרכה לכלל מתנדבי המכלול. הדרכה אחרונה בוצעה לפני כשלוש שנים.

תא הרווחה

1. לקיים הדרכה למתנדבי תא הרווחה.
2. ליצור מאגר נתוני אוכלוסיה לפי אזורים: "תיק מודיעין אוכלוסיה" שיהיה נגיש וזמין בתיק תא הרווחה ובתיק מכלול האוכלוסייה. כיום המאגר נמצא במחשב בלבד.

תא פס"ח

לעדכן את תיק פס"ח: מספרי טלפון של בעלי תפקידים, מצבת כח אדם וכו'. לקיים הדרכה לחברי התא להכרת תפקידם והגדרת מסגרת אחריותם.

המלצת הביקורת למכלול הלוגיסטיקה

לוודא כי בחוזים עם ספקים וקבלנים נחוצים בחירום יש התחייבות למתן מענה לרשות בחירום.

המלצות למכלול מנהל כללי

להעביר את תא התברואה למכלול תשתיות ולוגיסטיקה.

לסיכום

הביקורת משבחת את היערכות הרשות לשעת חירום בכלל, ובפרט את מסגרת נהלי החירום הקיימים בה. לצד זאת יש להקפיד על תיקון הליקויים שעלו מדו"ח זה ומדו"חות קב"ט המועצה ופיקוד העורף (מקלוט).

 

העמדת מידע לציבור

העמדת מידע לציבור – חוק חופש המידע –  יישום הוראות החוק ותקנותיו

רקע

מעקרונות היסוד של המשטר הדמוקרטי ומחובת הנאמנות של הרשויות הציבוריות כלפי אזרחי המדינה ותושביה נגזרת חובתן של הרשויות הציבוריות למסור לציבור מידע שברשותן. חוק חופש המידע, התשנ"ח-1998 (להלן: החוק), מעגן בחקיקה את זכותו של כל אזרח או תושב לקבל מידע מרשויות ציבוריות, כהגדרתן בחוק.

התפיסה שביסוד החוק היא שהמידע שבידי רשויות השלטון הוא נכס של האזרחים, והרשויות מחזיקות אותו בנאמנות עבורם, ולפיכך מחובתן של הרשויות לאפשר לציבור גישה למידע, בכפוף לסיבות מיוחדות המצדיקות חיסיון (דו"ח מבקר המדינה, 2007).

החוק קובע הוראות אופרטיביות לגבי מידע שרשויות ציבוריות צריכות מיוזמתן להעמיד לרשות הציבור. לצד מידע יזום, מחייב החוק את הרשויות הציבוריות למסור מידע בתגובה לבקשות המתקבלות מן הציבור, בכפוף לסייגים הקבועים בחוק, ובהתאם להליכים וללוחות זמנים הקבועים בחוק.

יישום חוק חופש המידע, מחייב הטמעה של תרבות שלטונית הרואה בחשיפת מידע ערך חיובי, בניית מנגנון לעדכון שוטף של הציבור וקביעת נהלים ברורים למתן תשובות ומידע לתושב.

מטרת הביקורת

בחינת יישום הוראות חוק חופש המידע.

 היקף – הביקורת כללה את הנושאים הבאים

• יישום הוראות חוק חופש המידע.
• הממונה על חוק חופש המידע.
• טיפול הרשות בבקשות לקבלת מידע.
• גביית אגרה.
• סירוב למסירת מידע.
• דו"ח תקופתי.
• הנחיות מנהליות וחוקי עזר.
• מידע על איכות הסביבה.

שיטת הביקורת

• פגישות עם מזכיר המועצה – הממונה על חופש המידע במועצה.
• עיון בחוקים רלוונטיים.
• בחינת קיומם והלימותם של אמצעי הבקרה, הפיקוח והדיווח.

תשתית מקורות נורמטיביים

• חוק חופש המידע, התשנ"ח – 1998
• תקנות חופש המידע, התשנ"ט – 1999.
• תקנות חופש המידע (אגרות), תשנ"ט – 1999.
• תקנות חופש המידע (העמדת מידע על איכות הסביבה לעיון הציבור), תשס"ט – 2009.
• צו המועצות המקומיות (א'), התשי"א-1950.

הממונה על חוק חופש המידע

סעיף 3 לחוק חופש המידע קובע כי "ראש רשות ציבורית ימנה מקרב עובדי הרשות ממונה על העמדת מידע לרשות הציבור, על טיפול בבקשות לקבלת מידע ועל יישום הוראות חוק זה" (להלן: הממונה). במסגרת תפקידו נדרש הממונה לרכז את הבקשות לקבלת מידע ולהגיב עליהן

במועצה המקומית ראש פנה מזכיר הרשות ממונה על תחום זה.

סעיף 11 בצו המועצות המקומיות (שירות העובדים) תשכ"ב-1962, קובע כי "מינוי עובד רשות מקומית יהיה בכתב חתום ביד ראש הרשות המקומית וגזברה".

הבדיקה העלתה כי המועצה לא הוציאה כתב מינוי לתפקיד כנדרש.

הביקורת ממליצה

1. להסדיר כתב מינוי "לממונה על העמדת מידע לרשות הציבור".
2. לשקול מתן הדרכה והנחיות מתאימות שיכללו את הוראות החוק, שכן היעדרן פוגע  ביישום הוראות החוק.

הטיפול בבקשות לקבלת מידע

נוהל הטיפול בבקשות למידע

חוק חופש המידע נועד ליצור מסגרת על פיה תפעל הרשות בטיפול בבקשות למידע, בהתאם לכללים ובמסגרת מועדים הקבועים בחוק. סעיף 7 (א) לחוק קובע כי "בקשה לקבלת מידע תוגש בכתב לממונה".

נמצא כי בקשות לקבלת מידע מתבצעות באמצעות SMS, דוא"ל וטלפון, וכי אין רישום המתעד בקשות לקבלת מידע ואת הטיפול בהן. בהיעדר תיעוד לא ניתן לדעת האם הטיפול בבקשות נעשה בהתאם להוראות החוק, ולא ניתן לבצע מעקב ובקרה אחר השירות לציבור.

מועדים למתן מידע

סעיף 7 (ב) לחוק חופש המידע קובע את מסגרת המועדים לטיפול בבקשת המידע, לפי סעיף זה:

1. "הרשות הציבורית תודיע למבקש המידע ללא שיהוי, ולא יאוחר מ-30 ימים מקבלת הבקשה, על החלטתה בבקשתו.
2. ראש הרשות הציבורית או מי שהוא הסמיכו לכך, רשאי להאריך את התקופה האמורה, במקרה הצורך, ב-30 ימים נוספים, ובלבד שהודיע על כך למבקש בכתב ונימק את הצורך בהארכת התקופה".
3. סעיף 7(ג) מתיר לראש הרשות הציבורית הארכה נוספת, על האמור בסעיף קודם, וזאת בהחלטה מנומקת שתישלח למבקש. הארכה נוספת זו לא תעלה על 60 ימים.

בסעיף 18(ו) לחוק וסעיף 9(א) לתקנות חופש המידע (אגרות) (להלן תקנות אגרה), נקבע כי מסגרת המועדים שנקבעה בסעיף 7 לחוק יימנו מיום קבלת הבקשה על ידי הממונה או מיום תשלום אגרת הבקשה, לפי המאוחר.

בהיעדר תיעוד לא ניתן לדעת האם הטיפול בבקשות נעשה במסגרת המועדים שנקבעו בחוק. תיעוד פעולות הרשות מאפשר בדיקה של חוקיות הפעילות, אמצעי בקרה, הנגשת מידע, שיפור וייעול תהליכי עבודה, תיעוד יוצר שקיפות, התורמת תרומה מכרעת לשיפור איכות פעולת הרשות, ביודעה כי פעולותיה ותהליך קבלת החלטותיה חשופים ושקופים לעין הציבור והיא חלק ממתן שירות לציבור.

גביית אגרה

בחוק חופש המידע ובתקנות האגרה נקבעו סוגי האגרות שניתן לגבות על בקשה לקבלת מידע ועל הפעולות הכרוכות באיתור המידע המבוקש ומסירתו. התקנות קובעות שלושה סוגי אגרות: אגרת בקשה, אגרת טיפול ואגרת הפקה.

משיחה עם מזכיר המועצה, עולה כי אין גביית אגרות על פי חוק חופש מידע.

סירוב למסירת מידע

סעיף 8 לחוק מונה רשימה של מקרים שבהם רשאית הרשות לדחות בקשה לקבלת מידע. סעיף 9 לחוק מונה סוגים של מידע שהרשות מנועה למסרו או שאין חובה למסרו. בסעיף 7(ו) לחוק נקבע כי "החליטה הרשות הציבורית לדחות את בקשת המבקש, כולה או חלקה, תשלח למבקש הודעה בכתב שתפרט את נימוקי ההחלטה, ותיידע את המבקש על זכותו לעתור נגד ההחלטה לפי הוראות חוק בתי משפט לעניינים מנהליים, התש"ס-2000".

בהיעדר תיעוד של הבקשות ושל אופן הטיפול בהן, לא ניתן לדעת האם נפגעה זכות התושבים לקבל את המידע, האם הנימוק לסירוב עומד בדרישות החוק ומתאים לעילות המונעות מסירת מידע כפי שנקבע בחוק. אי אפשר גם לדעת אם יידעה הרשות את מבקש המידע כי נתונה לו הזכות להגיש עתירה מנהלית נגד ההחלטה, כנדרש בסעיף 7(ו) לחוק.

 הביקורת ממליצה

1. המועצה תקבע נוהל שיסדיר את אופן הגשת הבקשה למידע והטיפול בה בהתאם לעקרונות שנקבעו בחוק.
2. נוהל זה יובא לידיעת כלל מחלקות המועצה ומחלקותיה ולפעול להטמעתו.
3. באתר האינטרנט של המועצה יעודכנו פרטי הממונה על חופש המידע ודרכי ההתקשרות לקבלת מידע.
4. יוקם מנגנון לגביית אגרות על בקשות למידע על פי הוראות החוק והתקנות.
5. במקרים שבהם החליטה הרשות לדחות את בקשת המבקש, תשלח הודעה בכתב שתפרט את נימוקי ההחלטה ותיידע את המבקש על זכותו להגיש עתירה מנהלית נגד ההחלטה, בהתאם להוראות החוק.

הביקורת רואה חשיבות רבה בקיום תיעוד ככלל, ובפרט תיעוד של יישום הוראות חוק החופש המידע .

דוח תקופתי

דין וחשבון שנתי

סעיף 5 בחוק חופש המידע קובע כי "רשות ציבורית תפרסם דין וחשבון שנתי שיכלול מידע על אודות פעילותה ותחומי אחריותה והסבר על תפקידיה וסמכויותיה; הוראות בדבר מתכונת הדין וחשבון ודרך פרסומו נקבעו בתקנות חופש המידע התשנ"ט-1999 (להלן: תקנות חופש המידע), לפיהן דו"ח שנתי של רשות ציבורית יתפרסם לא יאוחר מ-1 ביולי בכל שנה. על רשות מקומית להעמיד את הדו"ח השנתי לעיון הציבור במשרדיה ובספריה הציבורית שבתחומה, ולפרסמו באתר האינטרנט של הרשות.

הדו"ח השנתי יכלול בין השאר את פירוט מבנה הרשות הציבורית, שמות בעלי תפקידים בכירים, תיאור תחומי האחריות של הרשות ודרכי ההתקשרות עמה, פרטי יחידות ברשות הציבורית הנותנות שירות לאזרח, סקירת עיקרי פעולותיה של הרשות הציבורית בשנה החולפת והמתוכננת, תקציבה ופירוט המקומות והמועדים שבהם ניתן לעיין בהנחיות המנהליות הכתובות שלפיהן פועלת הרשות ובחוקי העזר.

נמצא כי הנדרש בדו"ח שאמורה המועצה לפרסם קיים באתר האינטרנט של המועצה, מתעדכן בעת הצורך ונגיש לכלל התושבים. יש גם פרסום בעיתון המקומי ובאמצעות המדיה החברתית על פעילויות המועצה.

למרות המצוין לעיל, הביקורת ממליצה להיצמד לדרישת החוק בהמצאת דין וחשבון לפי תקנות חופש המידע התשנ"ט-1999, המורות על מתכונת הדין וחשבון ודרך פרסומו.

דיווח הממונה

בהתאם להוראות סעיף 5 לחוק חופש המידע, "הדין וחשבון יכלול דיווח של הממונה על הפעלת חוק זה ברשות הציבורית, ואולם רשאי הוא לפרסם דיווח זה בנפרד". דיווח הממונה יכלול נתונים לגבי השנה החולפת, ובין היתר פרטים על בקשות המידע שטופלו באותה שנה, כגון מספר הבקשות למידע שהוגשו, איזה שיעור מהן נענה בשלילה או נענה חלקית, מה העילות לכך, משכי הזמן למענה, מספר העתירות על החלטות הממונה ותמצית ההחלטות שיש להן חשיבות לציבור.

המועצה לא קיימה את חובתה לפרסום דיווח הממונה על הפעלת חוק חופש המידע, וזאת בניגוד להוראות החוק והתקנות.

חוקי עזר

סעיף 6(ג) לחוק חופש המידע קובע כי "רשות מקומית תעמיד לעיון הציבור את חוקי העזר שלה", וכי רשות מקומית תעמיד לרשות הציבור את  חוקי העזר שלה, בנוסחם המעודכן: (1) במשרדי הרשות המקומית; (2) בספריה ציבורית בתחום אותה רשות.

נמצא כי המועצה מעמידה לרשות הציבור את חוקי העזר במשרדיה ובאתר האינטרנט.

 הנחיות מנהליות

סעיף 6(א) לחוק חופש המידע קובע כי "רשות ציבורית תעמיד לעיון הציבור את ההנחיות  המנהליות הכתובות שעל פיהן היא פועלת ושיש להן נגיעה או חשיבות לציבור".

בהתאם להנחיות היועץ המשפטי לממשלה בנושא משפט מנהלי (הנחיה 1.0002) – הנחיות מנהליות הן כללים גמישים שרשות מנהלית קובעת לעצמה כדי שידריכו אותה בעת הפעלת סמכותה. טעמים רבים תומכים בפרסום ההנחיות: הפרסום מאפשר לאזרח לדעת מראש מהי מדיניות הרשות ולתכנן את מעשיו בהתאם, הפרסום מונע במידה רבה פניות מיותרות של תושבים לרשות, הפרסום מקל על האזרח לברר אם הרשות נהגה עמו בהגינות וללא הפליה, ויש בכך כדי לחזק את המנהל התקין ואת טוהר המידות ברשויות המקומיות.

דרכי הפרסום קבועות בתקנה 3 לתקנות חופש המידע: "רשות ציבורית תעמיד לעיון הציבור את ההנחיות המנהליות הכתובות כאמור בסעיף 6(א) לחוק, כפי שיעודכנו מזמן לזמן, במשרד הראשי, אלא אם כן קבעה הרשות מקומות אחרים שבהם תתאפשר גישה נוחה לציבור…".

הביקורת מצאה כי חלק מההנחיות המנהליות שעל פיהן עובדת המועצה מפורסמות באתר המועצה ומתעדכנות בעת הצורך.

 מידע על איכות הסביבה

בשנת 2005 תוקן החוק ונוסף לו סעיף 6א הקובע, בין היתר, כי "רשות ציבורית תעמיד לעיון הציבור מידע על איכות הסביבה שיש ברשותה, באתר האינטרנט של הרשות הציבורית, ובדרכים נוספות שיקבע השר לאיכות הסביבה, לעניין זה, 'מידע על איכות הסביבה' – מידע על חומרים שנפלטו, שנשפכו, שסולקו או שהושלכו לסביבה ותוצאות של מדידות רעש, ריח וקרינה, שלא ברשות היחיד". זאת במטרה להפוך מידע על איכות הסביבה לנגיש וזמין יותר.

בתקנות חופש המידע (העמדת מידע על איכות הסביבה לעיון הציבור – תשס"ט 2009 (להלן תקנות מידע על איכות הסביבה), נקבע בתקנה 4 כי הרשות תעמיד את המידע באינטרנט לעיון הציבור, ובנוסף בהתאם לתקנה 5 הרשות תעמיד את המידע לעיון הציבור במשרדיה, ואף "תפרסם ברבים" – בעיתון מקומי המתפרסם אחת לשבוע לפחות. בתקנות מידע על איכות הסביבה הוגדרו המועדים להעמדת המידע לעיון הציבור בתקנה  6 – "המידע יועמד לעיון הציבור במשך תקופה שלא תפחת מהמפורט להלן: (1) לעניין מידע המתפרסם באתר האינטרנט – שנה,(2) לעניין מידע העומד לעיון הציבור במשרדים – שבע שנים".

נמצא כי באתר המועצה מפורסם המידע על איכות הסביבה והרשות עומדת בדרישת החוק.

הביקורת ממליצה

1. להמציא דו"ח שנתי שיכלול את כל המידע שנקבע בחוק.
2. הפצה ופרסום של דו"ח כאמור בהתאם להוראות החוק והתקנות.
3. לוודא את יישום הוראות החוק בדבר דיווח הממונה על הפעלת חוק חופש המידע בהתאם להוראות החוק והתקנות.

מסקנות הביקורת והמלצותיה

יישום חוק חופש המידע מחייב הטמעה של תרבות שלטונית הרואה בחשיפת מידע ערך חיובי, בניית מנגנון לעדכון שוטף של הציבור וקביעת נהלים ברורים למתן תשובות ומידע לתושב.   הביקורת התמקדה בסקירת הליכי העבודה בנושא תוך התרכזות בקיום כללי מבדק פנימי נאותים  אודות יישום הוראות החוק ותקנותיו.

מטרת המלצות הביקורת: קיום הליכי עבודה בהתאם לנוהל עבודה תקין, וידוא קיום מנגנוני מעקב ובקרה, קיום תכלית חוק זה- הכרה בזכותו של הפרט לקבל מידע בעל אופי ציבורי. ראוי להדגיש כי התמונה המתקבלת מדו"ח זה מצביעה על נקודות רבות הראויות להתייחסות, אך אין בכך כדי להעיב על העבודה המסורה המבוצעת בתחום.

הביקורת מציינת כי הסדר החברתי בתחומי המועצה המקומית ראש פנה מאופיין במסגרת יחסים אישיים ומוסדיים בלתי פורמליים, המהווה מאפיין חברתי בסיסי לפיו, אופן הטיפול בבקשות מתבצע בהתאם לצורך לגיטימי שהתקנות הפורמליות מתעלמות ממנו, במקרים אחרים זה מאפשר קיצורי דרך בביצוע הטיפול בבקשות. הנגישות למידע והעברת מידע לציבור בפועל מתקיימים במתכונת של "דלת פתוחה", כל דורש מקבל מענה במסגרת בלתי פורמלית.

אשר על כן – הביקורת ממליצה להמשיך את מתן שירות המידע לציבור תוך כדי היצמדות להוראות החוק.

תגובת קב"ט המועצה, זאב שנקר

ראשית, אני רוצה לברך על תהליך הביקורת שנעשה בתחום הביטחון והחירום במועצה. אני רואה בכך חשיבות גבוהה ביותר.

בימים אלה, עם השינויים המתחוללים בגבולותינו, חשוב לבדוק את כל נושא החירום ומתן המענה לתרחישים, באופן כזה שיחזק את התושבים בראש פנה ותהיה הידיעה והתחושה שיש מי שמטפל בהם ונותן את המענה הנכון והמקצועי ביותר.

ביקורת זו תעזור למחלקת הביטחון ולמועצה לשפר ולהתאים את מערך החירום בכול התחומים הנדרשים ולתת מענה באירועי החירום השונים.

אני נמצא בתפקידי כ-7 חודשים. בחודשים אלו פעלתי רבות בתחום ההכנה לחירום של המועצה ומכלולי החירום של וועדת המל"ח (משק לשעת חירום).

אני רואה חשיבות רבה להכנה לחירום הן מערכתית (ציוד, כלים, מקום וכד') והן ברמה באישית של כל בעל תפקיד במערך החירום של המועצה.

בימים אלו אני מקדם את הנושאים הבאים בתחומי החירום וההכנה לחירום:

1. בנייה/התאמה של מחסן מל"ח ייעודי לציוד החירום לאוכלוסייה בחירום.
2. הכנסת תוכנתGIS למועצה. תוכנה זו נותנת מידע בחתכים (שכבות) בתחומים כגון תשתיות כבישים, צנרת מים, נתוני אוכלוסייה, תשתיות חשמל, מקלטים ועוד.
3. הכנסת מערכת שו"ב (שליטה ובקרה) אשר תיתן מענה בשילוב עם מערכת ה-GIS , תמונה ברורה על כל אירוע הן בשגרה והן בחירום למקבלי ההחלטות.
4. תרגול והכשרה של מערך המתנדבים שלנו בחירום.
5. הכנה ותרגול של מרכז פינוי שהוגדר על ידי משרד הפנים ומכונה פס"ח (פינוי, סעד, חללים) בבית ספר "וילקומיץ".
6. השלמת תכנית תמי"ר (תכנית מיגון רשותית) בסיוע פיקוד העורף. תכנית זו נותנת מענה למיגון האוכלוסייה וכן נותנת תמונה כוללת של מקלטים/ממדי"ם/אזורים ממוגנים ושירותים בשעת חירום לאוכלוסייה.
7. הכנה, עדכון ורענון של תיקי החירום במכלולים – במסגרות המל"ח השונים.

אני רואה חשיבות גדולה בהכנת המועצה ושלוחותיה לחירום. אין נכון מהמשפט "מה שלא עובד בשגרה, לא יעבוד בחירום". לכן – חשוב להתכונן ולתרגל את נושא המענה בחירום לתושבי ראש פנה באמצעות המועצה אשר נותנת את השירותים בחירום לאוכלוסייה.

מקווה שלא נצטרך לכל זה, אך כמובן, חשוב להיות מוכנים ומתורגלים לכלל אירועי החירום היכולים להתרחש ביישובינו הן בשגרה והן בשגרת חירום בעת עימות כולל או מוגבל.

בברכה,

זאב שנקר ,  מנב"ט מ"מ ראש פינה.