דו"ח ביקורת לשנת 2014
לכבוד
מר אביהוד רסקי
ראש המועצה
שלום רב,
הנני מתכבדת להגיש לך את דו"ח מבקרת המועצה לשנת 2014, על פי צו המועצות המקומיות (א) תשי"א -1950 סעיף 145 ו'. הדו"ח התמקד בתחום הרכש, ומערך הנהלים במועצה
ראוי להדגיש כי הדו"ח אינו מאפיין את כלל פעולות המועצה, אלא רק את הפעולות בנושאים שנבדקו. אין לייחס את היקף הביקורת בנושא מסוים למידת חשיבותו, שכן רק אופי הנושא הוא הקובע את מידת הפירוט שהביקורת נוקטת. הקו המנחה את הביקורת הוא המודעות לכך שעובדי המועצה ונבחריה הם נותני שירות לציבור ולא אדוניו.
דו"ח הביקורת לשנת 2014 מצא, בין היתר, ליקויים בתהליכי עבודה וליקויים שמקורם בנורמות עבודה קיימות בשירות ציבורי המאפיין רשויות קטנות כראש פנה.
תודות למזכיר המועצה, לע. מזכיר המועצה ולמנהלת הרכש על שיתוף הפעולה, המבטא את תפישתם את הביקורת הפנימית ככלי ניהולי שמטרתו לשפר ולייעל את הארגון. שיתוף פעולה זה מניב תוצאות חיוביות וטיפול יעיל בכל הנושאים שמעלה הביקורת.
על פי צו המועצות המקומיות (א) תשי"א-1950, הומצא העתק של דו"ח הביקורת לחברי הוועדה לענייני ביקורת.
בכבוד רב,
מיטל כהן
מ ב ק ר ת ה מ ו ע צ ה
העתקים:
אהרון ברנזון, יו"ר הוועדה לענייני ביקורת
אמיר ילוז, עודד אילת, גדי בן שימול ונדב קלר , חברי הועדה לענייני ביקורת
נהלים
רקע
מערך הנהלים בארגון, מהווה תשתית ניהולית ותפעולית בעלת חשיבות עליונה. קיומם של נהלים העשויים כהלכה, מגדירים את מדיניות הארגון ומטרותיו, את שיטת הביצוע, את בעלי התפקידים המשתתפים ואת הגדרת הסמכות והאחריות של כל אחד מהם.
ללא נהלים מסודרים מושקעים משאבים רבים בישיבות תיאום ובירור ובמקום אפקטיביות תפעולית עוסקים בכיבוי שריפות ותיקון נזקים.
הנהלים באים לתמוך בתהליכי העבודה, ליעל, למנוע כפילות בביצוע פעילויות, לכוון התמחויות ולנתב את הידע הקיים והנדרש לרכישה. אכיפה של תהליכי עבודה אפשרית רק באמצעות הטמעה של נהלים התומכים בתהליכי העבודה.
מטרת הביקורת
סקירה על קיומם של נהלים במועצה, אופן הכנתם, אישורם, תחזוקתם והבקרה עליהם.
היקף הביקורת
פגישות עם מזכיר המועצה ומנהלי מחלקות.
איסוף מסמכים ממזכירות המועצה וממחלקותיה.
כללי
סעיף 170 א. (א) (3) בפקודת העיריות קובע במסגרת תפקידי המבקר:
"לבדוק את סדרי הבוחן והוראות הנוהל הנהוגים בעירייה מבטיחים קיום הוראות כל דין, טוהר המידות ועקרונות היעילות והחיסכון".
הוראה זו חלה על מועצות מקומיות לרבות מועצות אזוריות.
שופט בית המשפט העליון בדימוס, יצחק זמיר, קבע בספרו "הסמכות המנהלית" את חשיבותם של הנהלים בארגונים ציבוריים, כדלהלן:
"מערכת נהלים"
עבודה של כל ארגון ציבורי צריכה להיות מעוגנת בנהלי עבודה. נהלי העבודה אמורים להתבסס על החוקים, התקנות והוראות בעלי הסמכות בארגון.
מערכת נהלים והוראות חייבת להיות מעודכנת וזמינה לכל עובד בכל עת.
הנוהל הוא כלל מתווה התנהגות, שהמנהל הציבורי קובע כדי להדריך עצמו במילוי תפקידו. הנוהל מהווה אסמכתא כתובה להתרחשות ולעשייה בארגון. הנוהל נועד לסייע לעובדי הארגון בביצוע עבודתם לסייע בהליכי קבלת החלטות ובמתן שירות לאזרח .
הנוהל הינו החוקה הפנימית המגדירה את האופן בו נעשים תהליכים בארגון. נוהל עונה על השאלות מה ייעשה? על ידי מי? מתי? היכן? כיצד?
חשיבותם של הנהלים:
גיבוש הנחיות מאפשר למועצה לערוך בירור יסודי של השיקולים והנתונים הנוגעים לתחום הנוהל. לאחר גיבושם של הנהלים ואישורם, יכולה המועצה להפעיל את סמכותה על יסוד הנהלים בכל מקרה ובכל עניין.
קיומם של הנהלים, מאפשר לממונים ברשות להפעיל את סמכותם על יסוד הנהלים, במהירות יחסית. הפעלת הסמכות בדרך זו מסייעת לרשות לשמור על מידה רבה של אחידות ועקביות. פעולה זו מקלה על הרשות להסביר את החלטותיה ולעמוד בפני כל סוגי הביקורת השונים.
הנהלים תורמים לשוויון, לאי משוא הפנים ולשקיפות, מצמצמים את השרירותיות והמקריות בהחלטות המנהליות של הרשות ומשפרים את מערכת היחסים שבין הציבור לבין המנהל הדבר גם מאפשר למי שבוחן את התנהלות המועצה, לבחון את תפקודה לאור הנהלים.
כמו כן, הנהלים מאפשרים את:
1. שמירת הידע הארגוני.
2. קיצור זמן ההדרכה לכל עובד.
3. מניעת ריכוז הידע והכוח בידי מספר מצומצם של אנשים.
4. בסיס לשינוי ולשיפור, שיאפשרו יעילות רבה יותר
על מערך הנהלים להקיף את כל התהליכים בארגון. עליהם להיות בעלי פורמט אחיד ככל שזה ניתן, קלים להבנה, לביצוע ולבקרה. עליהם להיות מותאמים באופן שוטף לשינויים החלים בארגון ומחוצה לו כמו כן לאשר אותם .
על המועצה לקבוע מי מופקד על עריכתם, על הטמעתם בארגון ועל הבקרה.
הביקורת מציינת כי ניהול מערך נהלים הינו דבר הכרחי ונחוץ לרשות המקומית מחד, ומאידך, יש מקום לתת את הדעת כי נהלים מרובים "יסרבלו" את העבודה ויאטו את קצב מתן השירות לתושב- מומלץ למצוא את הדרך הנכונה להתנהלות הרשות תוך כדי התייחסות לממצאי הביקורת .
להלן מערך נהלים הקיים במועצה:
נוהל מכרזים מתאריך 3.6.2008
נוהל גביה והפקדות משנת 2008
נוהל תמיכות
נוהל רכש- משנת 2009
נוהל רישוי עסקים- אושר במליאה בשנת 2014
תיק נהלי חירום- המתעדכן לפי הצורך ולפי הנחיות פקע"ר בפיקוח ובקרה של קב"ט המועצה
נוהל ועדת ערר מרץ 2009
נוהל אתר אינטרנט
נוהל מוקד 106
נוהל הקצאת קרקע ומבנים 2009
נוהל תלונות ציבור 2012
ממצאים:
- המועצה לא גיבשה מדיניות באשר לקיומם של נהלים בארגון, אופן עריכתם, אישורם, האחריות על הטמעתם, הקפדה על עדכונם והפיקוח על כך.
- במועצה קיימים נהלים פנימיים המקיפים חלק מכלל התהליכים המתקיימים בארגון.
- הנהלים הקיימים נקבעו, לפי הנראה, כתוצאה מצורך מקומי או זמני שעלה.
- אין פורמט אחיד לנהלים.
- אין הקפדה על אישור הנהלים על ידי גוף מוסמך שתמנה המועצה.
- אין תהליכי עדכון הנהלים הקיימים בכפוף להוראות הרגולציה המשתנות מעת לעת.
- ברוב המחלקות של המועצה עובדים בכפוף לחוזרי מנכ"ל והנחיות משרדי הממשלה. יש מקום לתרגם את הכתוב בחוקים בחוזרים ובהנחיות השונות לנהלים אשר ניתן יהיה לבקר אחר הביצוע באופן שיטתי.
הביקורת ממליצה
- להיכנס לתהליך כתיבת "קודקס" נהלים מסודר ומאורגן לכלל פעילויות המועצה, אשר ישקף את החזון, הייעוד ואת מדיניותה (רצוי בעזרת חברה חיצונית).
- למנות אחראי מתוך עובדי המועצה למהלך זה ולשתף את מנהלי המחלקות בתהליך.
- לקבוע סדר קדימויות לעריכת הנהלים, ולוח זמנים לביצוע.
- לאשר את הנהלים בגוף מוסמך של המועצה.
- לדאוג למחשוב הנהלים להפצתם ופרסומם כמתחייב "בחוק חופש המידע"
- להטמיע את הנהלים, לתחזק ולעדכנם ,להפעיל מנגנון בקרה עליהם.
רכש המועצה
רקע
תקציבי הפעילות השוטפת של המועצה מגיעים מתקציבי המדינה ומגבית ארנונה. משאבים אלה מיועדים בחלקם הגדול למימון רכש ושירותים לכלל המחלקות ברשות המקומית.
המועצה משמשת כגוף מבצע ובכך מוטלת על נושאי התפקיד במועצה אחריות לפעול על פי דרישות החוק, בניקיון כפים ובשקיפות, תוך מתן שוויון הזדמנויות ללא העדפה העשויה לפגוע באינטרס הציבורי.
מטרת הביקורת
לבחון אם תהליכי הרכש וההתקשרויות של המועצה (הפטורים ממכרז) מבוצעים באופן שיבטיחו מקסימום יעילות אדמיניסטרטיבית, יעילות כלכלית תוך עמידה והקפדה על כל דרישות החוקים, התקנות והוראות המנהל התקין החלות עליה, בהגינות ובשוויוניות.
היקף הביקורת
פגישות עם מנהלת הרכש , מזכיר המועצה ובדיקה מדגמית של מסמכי הרכש.
תשתית נורמטיבית
צו המועצות המקומיות (א), תשי"א-1950
נוהל רכש, ינואר 2009- מועצה מקומית ראש פינה.
הנחיות משרד הפנים.
רקע
התקשרויות של המועצה המקומית עם ספקי טובין וקבלנים בהליך הצעות מחיר מחייב הקפדה על קיום הוראות דין והנחיות משרד הפנים.
סעיף 185 בצו המועצות המקומיות (א), תשי"א-1950 (להלן צו המועצות) "קניות ומחסנים" קובע: " המועצה תסדיר את קניותיה, את ניהול המחסנים ואת רישום וניהול הטובין בהתאם להוראות שבתוספת החמישית".
סעיף 5 לתוספת החמישית בצו המועצות- "מינויים" קובע: " מועצת המועצה תמנה מנהל רכש ואספקה וועדת רכש ובלאי".
לאור הודעת היועצת המשפטית במרכז השלטון המקומי נקבע: שוועדת הרכש תהא מקצועית . משמעות הדבר, מתוך עובדי המועצה בלבד ,ללא נבחרים ומומלץ שמספר חברי הועדה יהיו 3 (להלן ועדת רכש ).
נמצא כי קיימת ועדת רכש מקצועית במועצה המתכנסת לפי הצורך .
מנהלת החשבונות מתפקדת כמנהלת הרכש של המועצה בנוסף למספר תפקידים משמעותיים שהיא מבצעת . בשל העומס וריבוי העיסוקים של מנהלת החשבונות, ניהול הרכש מבוצע בין העיסוקים ולעיתים לוקה בחסר . עוד נמצא כי מנהלת הרכש, לא עברה הכשרה והנחיות מקצועיות לתחום הרכש.
לפי סעיף 6 לתוספת החמישית בצו המועצות "תכנון צריכה תקופתי", מנהלת הרכש בשיתוף עם מנהלי היחידות ומנהל המחסן ובתיאום עם הגזבר, תכין בכל רבעון, תחזית צריכה, בהתאם לצורכי היחידות והמחסנים ובהתאם לתקציב המאושר של המועצה באותה השנה ותזרים המזומנים שלה. הנחיה זו קיימת גם בסעיף 4 בנוהל הרכש של המועצה.
בהמשך לכך סעיף 7 קובע כי " ועדת רכש ובלאי תקבע את הפריטים שייכללו בתכנון הצריכה התקופתי בעבור היחידות והמחסנים.
במועצה מקומית ראש פינה תחום הרכש מתבצע דלקמן:
- כאשר עולה צורך לרכישה במחלקה כלשהי במועצה , מנהל המחלקה מעביר הדרישה אל מנהלת הרכש, ככלל, ההחלטה העקרונית לביצוע הרכישה בידי מנהלת הרכש ו/או מנהל/ת המחלקה ו/או גזבר ו/או ראש הרשות. הדבר תלוי בסכום הרכישה וביכולת התקציבית ( ראה פירוט בהמשך).
- בתחום ההנדסה- עם קבלת ההחלטה לביצוע הרכישה/העבודה בתחום ההנדסה והבינוי, פונים לקבלנים לקבלת הצעות מחיר עפ"י מפרט הנדסי ואומדן שמכין המהנדס. רשימת הקבלנים נמצאת אצל רכזת המכרזים ומתעדכנת בתדירות הנדרשת.
- מנהלת הרכש ברוב המקרים מבצעת בדיקת הצעות מחיר ובמקביל לכך בודקת אם קיימת יתרת זכות בתקציב המחלקה בסעיפי הרכש הייעודיים.
- במקום בו אין חריגה, מתבצעת הרכישה לאחר ניתוח ההצעות שהתקבלו. כאשר קיימת חריגה ביתרת הזכות לא מתבצעת הרכישה.
"לא תבוצע רכישה אלא באישור מראש מאת ועדת רכש ובלאי שניתן באמצעות מנהלת רכש ואספקה, ובכפוף להוראות כל דין" וזאת לפי סעיף 8 בחוק.
התנהלות המועצה המעוגנת בנוהל הרכש :
עד 5,000 ₪- הגורם המחליט והמאשר הינה מנהלת הרכש.
מ- 5000 ש"ח עד 10,000 ₪ – הגורמים המחליטים והמאשרים: גזבר ומנהלת רכש. נעשה סקר שוק באמצעות בירור טלפוני או פקס. מנהלת הרכש והגזבר מקבלים החלטה מאיזה ספק לבצע הרכישה.
מ- 10,000 ₪ עד 25,000 ₪ מקבלים 2 הצעות מחיר והאישור בידי ועדת הרכש.
מ-25,000 ש"ח עד 50,000 ₪ מקבלים 3 הצעות מחיר והאישור בידי ועדת רכש.
מ- 50,000 ₪ ועד תקרת הסכום הפטורה ממכרז מקבלים 3-4 הצעות מחיר והאישור בידי ועדת רכש.
קיימת רשימת ספקים המתעדכנת מעת לעת.
הביקורת מצאה כי לא מתקיים הליך "תכנון צריכה תקופתי" כמחויב בחוק כאמור ובהנחיית סעיף 4 בנוהל הרכש של המועצה , הרכישות מתבצעות כאשר עולה הצורך וועדת הרכש איננה קובעת את הפריטים האמורים להיכלל בתכנון הצריכה התקופתי.
מנהל האחזקה מבצע חלק מן הרכישות שלא באמצעות הועדה אלא באופן עצמאי ולא מבוקר ע"י שום גורם במועצה. עיקר הרכישות: ציוד מתכלה ואביזרי עבודה.
אין מנהל האחזקה מעביר ריכוז ופירוט הרכישות שביצע אחת לתקופה לשם מעקב ובקרה . לא ברור מהם גבולות הפעולה שלו . בנוסף לכך, תחום הטיפולים ברכבי המועצה ( 2 טרקטורים, 3 טנדרים) באחריותו, אין בקרה על רכישת שירות זה . בידי בעל תפקיד אחד הזמנת הטיפולים ( לעניין זה: רכישת שירות) , ואחריות על ביצועם.
כמו כן, מנהל מחלקת החינוך מבצע רכישת ציוד לגנים באופן עצמאי מול ספקים המוכרים לרשות, לא מתקיימת בדיקת הצעות מחיר באופן סדור.
נמסר לביקורת כי קיים חופש פעולה לרכישות שתוארו לעיל- לציוד שוטף בשל אופי התפקיד ודחיפות המקרים העולים מן השטח. אותו הדבר בעניין רכישת שירות טיפול ברכבי המועצה, מנהל האחזקה מבצע את הטיפולים באופן עצמאי ללא בקרה כאמור.
בתחום החינוך, מנהל המחלקה רוכש ציוד לגנים באופן עצמאי, לא נמצאה בקרה לעניין בדיקת הצעות מחיר שעיקר מטרתן, הוזלת עלויות וייעול הרכישה.
הביקורת מדגישה כי במקום בו הרכישות לא מבוצעות באמצעות מנהלת הרכש, לא קיימת שליטה ובקרה על התהליך.
לא נמצאו כללי מסגרת לחופש פעולה זה, יתר על כן לא מבוצעת בקרה ואין דיווח מרכז מצד מנהלי המחלקות למנהלת הרכש ולוועדת הרכש אודות פעולות אלה.
לא ידוע אם מתקיים הליך בדיקת הצעות מחיר לפעולות הללו ובאיזה תדירות.
נמצא כי בדיקת הצעות מחיר לכלל הרכישות הכלולות במסגרת זו לא מתקיימת באופן קבוע אלא "מעת לעת" ופנייה לספקים לפי סעיף 3.3 בנוהל המועצה לא מתקיים באופן סדור.
לטענת מנהלת הרכש, קרו מקרים בהם קיבלה הצעות מחיר בע"פ.
הביקורת העירה על כך במהלך הביקורת והערה זו יושמה.
יש להקפיד כי קבלת הצעות מחיר תתקבלנה בכתב ולא בשיחת טלפון.
סעיף 4.4 בנוהל רכש, מורה על הגדרת קריטריונים לבחירת הספק, " מנהל הרכש והגזבר יגדירו קריטריונים לבחירת הספק שיתייחסו למחיר המוצר, איכות, תנאי האספקה וניסיון קודם של המועצה מול הספק….בחירת הספק המומלץ תיעשה לפי הצעת מחיר וטבלת הקריטריונים. רשימת הספקים המומלצים בהתאם לנושאים השונים תוגש לאישור ועדת הרכש.
עוד נידרש כי על הגזבר להכין " הסכם מסגרת" עם הספק הזוכה ויחתים עליו את הספק ואת בעלי זכויות החתימה ברשות ועל פי היקף הזמנות שנתי משוער.
הביקורת העלתה כי לא נמצאו קריטריונים לבחירת הספק , כיום עובדים עם ספקים מתוך הכרות שוטפת. יש מקום להגדיר קריטריונים לבחירת הספקים ולא להסתמך על ידע מצטבר שבע"פ כמו כן הכנת הסכם מסגרת לספקים הזוכים הם בבחינת דרישה הכרחית ולא המלצה. תיקון הליקוי נידרש.
חתימה על טופסי הזמנה:
החוק מורה על ביצוע רכישות בטופס הזמנה שייחתם בידי מנהלת הרכש והגזבר.
טופס ההזמנה יכלול תיאור מלא של הטובין שהוזמנו: כמות, מחיר יחידה, תנאי תשלום, תנאי משלוח, אופן אריזה מועדי אספקה ותקופת אחריות. כמו כן טופסי ההזמנה יסומנו במספרים עוקבים.
לפי נוהל רכש המועצה, אישורי הזמנה שבוצעה בהליך של הצעות מחיר ( בסכום פטור ממכרז ) יחתמו מנהלת הרכש והגזבר. במידה וההזמנה בוצעה בהליך של מכרז ( זוטא/פומבי) יחתמו הגזבר וראש הרשות.
בדיקה מדגמית בתיק הזמנות העלתה:
- אין חתימת מנהלת הרכש על ההזמנות, רק חתימת הגזבר. קרו מספר מקרים בהם חתם מזכיר המועצה בהעדר הגזבר.
- ההזמנות כוללות תיאור הטובין באופן חלקי: כמות ותנאי תשלום מופיעים בכל ההזמנות שנבדקו . מחיר יחידה ,תנאי משלוח ,אופן אריזה, מועדי אספקה ותקופת אחריות- לא נמצאו ברוב ההזמנות. הדבר מחוייב בחוק.
- טופסי ההזמנה מופיעים במספרים עוקבים.
ניהול רישום ,מעקב ובקרה.
באחריות מנהלת הרכש לעקוב אחר מלאי הציוד. כל הזמנה ואספקה של ציוד תרשם בפנקס טובין, ספר מצאי.
החוק מציין יותר מאפשרות אחת לניהול פנקס הרישום, ראה סעיף 3 לתוספת החמישית בצו המועצות.
במועצה מקומית ראש פינה לא מתקיים רישום מלאי ציוד. אין "פנקס טובין" כמו כן לא קיים דו"ח מסכם אחת לתקופה של כלל הציוד שנרכש, כמויות מחירים וניצולו. רשימה זו אמורה הייתה להימסר אל ועדת הרכש לעיון.
קבלת הטובין מגיעה ישירות אל מנהל המחלקה המזמין, מנהלת הרכש איננה מעורבת בקבלת הטובין למחלקות, לא מתקיים דיווח על הטובין שהגיע כמו כן לא נרשם.
אחת לשנה נערכת ספירת מלאי, אינוונטר.
תיעוד ותיוק
ראוי לציין כי קיימים פרוטוקולים מסודרים לכל ישיבות ועדת הרכש. חתומים ומאושרים ע"י כלל חברי הועדה.
יש מקום לגבות את הפרוטוקולים ע"י סריקתם ושמירתם , כיום כתובים על גבי מחברת ללא גיבוי , המלצה זו יושמה במהלך הביקורת.
הערת הביקורת: לשם השוואת התנהלות המועצה, בוצעה בדיקה בשתי רשויות בסדר גודל דומה לראש פינה. מבדיקה זו עולה כי בשל מספר עובדים קטן, ההתנהלות דומה .
אין הביקורת מתעלמת מנתוני הרשות לעניין העסקת עובדים חדשים ולצד זאת ממליצה לחזק את הבקרות על תהליך הרכש ולעמוד בכל הנדרש על פי חוק. כניסה לתהליכי עבודה מוסדרים יביאו להתייעלות ולחיסכון במשאב הכספי והאנושי כאחד. מומלץ כי בנוסף על מנהלת הרכש ימונה אדם מתוך המערכת לניהול הבקרות בתהליכי הרכש. ובכדי להקל על העבודה ותהליכיה, ממליצה הביקורת להשתמש בתוכנת רכש ייעודית, אשר תיצור אוטונומיה למנהלי המחלקות ללא תלות במנהלת הרכש. חלק מהמענה של תוכנה ייעודית: קישור לתקציב המחלקה בעת ביצוע ההזמנה/הדרישה, קישור לרישום כלל הטובין שנרכש במועצה וכד'…. כניסה למחשוב תהליך הרכש תחסוך עבודת מנהלת הרכש ולהתייעלות התהליך.
הביקורת ממליצה:
- על הרשות לדאוג כי מנהלת הרכש תצא להשתלמות מקיפה בנושא רכש המועצה.
- לתכנן את רכישות מחלקות המועצה כמתחייב בחוק- באחריות מנהלי המחלקות להכין תוכנית רכש תקופתית ( שנתית/ חצי שנתית) בשיתוף מנהלת הרכש ולאשרה בוועדת הרכש.
- ככלל, רכש המועצה יבוצע ע"י מנהלת הרכש כמוסמכת המועצה לכך. הביקורת ממליצה להוציא את הרכש מיחידות המועצה ( אחזקה וחינוך) ולרכזם בידי מנהלת הרכש.
- במקום בו ניתן חופש פעולה למנהל/ת מחלקה, יש מקום להגדיר מהם הגבולות המותרים לו/ה. מעקב ובקרה על רכישות שלא בוצעו ע"י מנהלת הרכש באחריותה. מומלץ כי מנהלי המחלקות יעבירו ריכוז רכישות שביצעו אחת לתקופה שתיקבע ועדת הרכש לעיון מנהלת הרכש והועדה כאמור.
- לנהל הליך בדיקת הצעות מחיר לרכישות באופן קבוע ( ולא "מעת לעת" ), לקבל את ההצעות בכתב . יש לקבוע כי הצעה שתתקבל טלפונית תהא פסולה.
- ליצור הגדרת קריטריונים לבחירת הספק הזוכה.
- על הגזבר להכין הסכם מסגרת לספק הזוכה במקום בו הדבר נידרש.
- חתימת מנהלת הרכש והגזבר על אישורי הזמנה שבוצעה בהליך של הצעות מחיר ( בסכום פטור ממכרז ) הכרחית ויש להקפיד על כך. יש מקום להוסיף לנוהל המועצה את האפשרות כי מזכיר המועצה יחתום במקום בו ביצוע ההזמנה דחוף כאשר הגזבר לא נמצא.
- לכלול תאור הטובין באופן מלא כנדרש בחוק, תאור חלקי לא מאפשר בקרה נאותה.
- ליצור פנקס מלאי עבור ציוד שנרכש לכלל יחידות המועצה. כמו כן, על מנהלת הרכש
לעקוב אחר מלאי הציוד ולדאוג כי ירשם בפנקס הטובין.
- להקפיד כי יהיה גיבוי לתיעוד ישיבות ועדת הרכש.
- למנות גורם נוסף מתוך המועצה לסיוע בידי מנהלת הרכש בתחום הבקרה הנידרשת לתהליך זה.
- לרכוש תוכנת ניהול רכש ייעודית שתענה על צרכי רכש המועצה כפי שפורט בגוף הביקורת.
תגובת מנהלת הרכש:
סיכום לביקורת הרכש
ראשית, ביקורת מבחינתי היא דבר בונה שתעזור לי למנוע טעויות.
על כן – תודה.
לעניין ההערות וההמלצות:
תמצית הדברים נכונה, אין לי הערות.
במהלך תהליך הביקורת כבר ביצעתי מס' פעולות כגון: חתימות על ההזמנות ע"י הגזבר ועל ידי.
יצרנו קשר עם החב' למשק וכלכלה ע"מ לעבוד דרכם גם בעבודות קטנות שאינן מחויבות מכרז.
התחלנו לרכז את כל העבודות – שנתיות וננסה לחתום אתם חוזה מסגרת שנתי לכל עבודות האחזקה.
תחום הרכש כרגע מבוצע ע"י ועדת רכש ואני בראשה.
בעצם אין לי שום ידע מקצועי ולא הכשרה מתאימה לכך וביצעתי עבודתי נאמנה וע"פ אמות מידה של יושר כמובן, אך ללא שום ידע והדרכה מקצועיים.
לכן לדעתי רצוי להעביר את התפקיד לאדם אחר שיהיה מתאים יותר מקצועית ויעבור הכשרה מתאימה ע"מ שיוכל למלא תפקידו עם מינימום טעויות.
בברכה
דליה כרסנטי
