נוהל מאגר הספקים והקבלנים ובחירתם

תנאי הנוהל והזמנה להציע הצעות

• מבוא והגדרות

  1. מועצה מקומית ראש פנה (להלן ייקראו כולם: "הרשות"), מבקשות להקים מאגר לבחירת ספקים וקבלנים (להלן גם: "המאגר" ו- "הספק" או "הקבלן" או "המועמד") אליהם יפנו מעת לעת לביצוע עבודות בהתאם לצרכיהם ובהתאם למפורט להלן.
  2. המאגר יאפשר לרשות לפנות לספקים וקבלנים בהתאם להתקשרות במכרזי זוטא, לפי סעיף 8 לתוספת השניה לצו המועצות המקומיות, תשי"א-1950 (להלן: "התקנות") וכן עשוי לשמש את הרשות, לפי שיקול דעתה, בהתאם לנוהל הצעות מחיר במקרים של פטור ממכרז לפי סעיף 3(3) לתקנות, ומיועד לשימוש אגפי ומחלקות הרשות וגופי הסמך השונים, בהתאם לתחומים המופיעים בקישור הבא.
  3. המטרה הינה לאפשר לרשות להתקשר ביעילות עם ספקים וקבלנים במכרזי זוטא בהתאם לתקנות ויצירת שקיפות וודאות כלפי הספקים וקבלנים הרשומים במאגר ואלו המעוניינים להיכלל בו.
  4. רשימת הספקים והקבלנים תקרא להלן לשם הנוחות גם: "הרשימה" או "הרשימות" ותכלול רשימה של ספקים וקבלנים בתחומים שונים.
  5. "ועדת המכרזים" או "הוועדה".
  6. הוספת ספק לרשימה תיעשה על פי כל דין ובהתאם לתנאים האמורים בנוהל זה.
  7. מובהר בזאת, כי הפנייה במסגרת נוהל זה אינה מהווה מכרז פומבי ואין באמור בנוהל זה כדי לחייב את הרשות להתקשר עם מי מהמועמדים שיכללו ברשימה ו/או להזמין עבודה בהיקף כלשהו ו/או כל התחייבות אחרת הנוגעת לרשימה ו/או למועמדים.
  8. התקשרות הרשות עם מועמדים אשר אושרו להיכלל ברשימה תעשה על פי האמור בכל דין.

• תנאי סף

  • רשאים להציג את מועמדותם להיכלל ברשימה מציעים אשר הינם עוסק מורשה או תאגיד או שותפות רשום/מה כדין בישראל.
  • המבקש רשום בכל מרשם כנדרש על-פי חוק לצורך מתן השירותים או אספקת הטובין או ביצוע העבודות בתחום בו הוא מבקש להירשם בספר הספקים, ככל שישנו מרשם שכזה.
  • המבקש הוא בעל רישיון עסק תקף על-פי כל דין מקום שהדבר נדרש, והוא בעל כל ההיתרים ו/או הרישיונות האחרים הנדרשים על-פי הדין בתחום עיסוקו.
  • למבקש יש את כל האישורים הנדרשים לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים, התשל"ו-1976: המבקש הוא עוסק מורשה לצורך מע"מ, מנהל ספרי חשבונות כחוק, מדווח לפקיד השומה על הכנסותיו ובעל אישורים על ניכוי מס במקור מטעם פקיד השומה או עוסק פטור בעל אישורים מרשויות מע"מ בדבר היותו עוסק פטור
  • מובהר כי הוועדה תהא רשאית לשנות את דרישות הסף ו/או תקופת הניסיון הנדרשת מעת לעת ובהתאם לצרכי החברה.

• מסמכים שיש לצרף להצעה

  • הגשת בקשה להיכלל ברשימה ופרטי המועמד לרבות ניסיונו באמצעות מערכת מקוונת בקישור הבא

    (להלן: "המערכת המקוונת"). ספק/קבלן המבקש להציג מועמדו למאגר יעלה למערכת המקוונת את המסמכים הבאים:

    • פרופיל העסק ופרטים בדבר העומד בראשו, לרבות קו"ח ותעודות השכלה.
    • אישור על רישום בכל מרשם כנדרש על-פי חוק לצורך מתן השירותים או אספקת הטובין או ביצוע העבודות בתחום בו הוא מבקש להירשם בספר הספקים, ככל שישנו מרשם שכזה.
    • העתק של רישיון עסק תקף על-פי כל דין והעתקים של כל ההיתרים ו/או הרישיונות האחרים הנדרשים על-פי דין בתחום עיסוקו.
    • העתק תעודת עוסק מורשה /מלכ"ר (עבור עמותה/חברה לתועלת הציבור)
    • כל האישורים הנדרשים לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים ,התשל"ו -1976: מנהל ספרי חשבונות כחוק, מדווח לפקיד השומה על הכנסותיו ובעל אישורים על ניכוי מס במקור מטעם פקיד השומה או עוסק פטור בעל אישורים מרשויות מע"מ בדבר היותו עוסק פטור
    • התחייבות לשמירה על היעדר ניגוד עניינים בנוסח המצורף,חתום על-ידי מורשה חתימה מטעם המציע.
    • תצהיר לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים ,התשל"ו -1976 בנוסח המצורף במערכת המקוונת, חתום על-ידי מצהיר מוסמך מטעם המציע.
    • הצהרה חתומה על העדר הרשעה פלילית.
    • הצהרה חתומה על שמירת סודיות.
    • אישור ניהול חשבון או צילום שיק מבוטל
  • בנוסף לאמור לעיל, רשאי המועמד לצרף כל מסמך אחר אשר יהיה בו כדי להעיד על מקצועיותו והשירותים הניתנים על ידו.
  • לא צירף המועמד לבקשתו להיכלל ברשימה איזה מהמסמכים האמורים לעיל, רשאית הוועדה, מטעם זה בלבד ולפי שיקול דעתה הבלעדי והמוחלט, שלא לכלול את המועמד ברשימה, או לחלופין לבקש כי יוסיף ו/או ישלים ו/או יתקן ו/או יבהיר איזה מהמסמכים שבבקשתו ו/או הנתונים המפורטים בה וכן רשאית הועדה להתעלם מפגמים שאינם מהותיים, לפי שיקול דעתה.
  • הרשות שומרת לעצמה את הזכות לפסול על הסף ספקים וקבלנים עמם התקשרה בעבר ולא הייתה שבעת רצון מהשירות שהתקבל על ידם.
  • כל מועמד רשאי להגיש את הצעתו ביחס לתחום התמחות אחד או יותר, לפי שיקול דעתו. מועמד אשר מעוניין להירשם למספר תחומים יציין במפורש בבקשתו את שמות כל התחומים אשר ברצונו להגיש אליהם מועמדות ויצרף את כלל המסמכים הנדרשים בנוגע לכל תחום.

• אופן הגשת המועמדות

• • • הוועדה תפרסם הודעה פומבית בדבר כוונתה לערוך מאגר ספקים וקבלנים זה.
    • הוראות בדבר הגשת בקשה להצטרפות למאגר הספקים וקבלנים של החברה – תפורסמנה בהודעה פומבית בעיתונות מידי שנה וספקים וקבלנים הרואים עצמם מתאימים יוזמנו להגיש מועמדותם (להלן: "ההזמנה"). ההוראות כאמור וכן טפסי הגשת הבקשה זמינים לעיון הציבור במשרדי הרשות ובאתר האינטרנט של הרשות.
    • שאלות הבהרה ניתן לשלוח החל ממועד פרסום ההזמנה להגיש מועמדות למאגר באמצעות פניה במייל המתאים לשאלות הבהרה, המופיע במערכת המקוונת.
    • הבקשה תוגש באמצעות המערכת המקוונת אליה יצורפו כלל המסמכים הנדרשים כפי שפורט לעיל, יובהר כי באחריותו של המועמד לוודא כי הצעתו התקבלה באמצעות קבלת אסמכתא להגשה מהמערכת המקוונת.
    • על אף האמור לעיל ,ניתן יהיה לשלוח בקשות להצטרף למאגר הספקים וקבלנים בכל עת, אולם בקשות אלו יועברו לאישור הוועדה אשר תקבע האם יש מקום לרענון/ פתיחת הרשימה, וזאת על פי שיקול דעת הוועדה ובהמלצת מנהל האגף/ מחלקה בתחום הרלוונטי ברשות. הוספת ספקים וקבלנים בהתאם לסעיף זה תעשה מנימוקים שיירשמו על ידי הועדה.
    • תוקף מאגר הספקים והקבלנים הינו לשלוש (3) שנים ממועד פרסום ההזמנה להגיש מועמדות לראשונה. תקופת היכללותם של ספקים וקבלנים במאגר הינה עד תום תוקף המאגר כאמור. לאחר חלוף תוקף המאגר יהיו ספקים וקבלנים המעוניינים לחדש את מועמדותם רשאים לפנות לועדת הוועדה ולהצהיר כי לא חל שינוי בפרטי מועמדותם או לחלופין יגישו את נספח ב' מחדש ובו יפרטו את השינויים שחלו ביחס לדרישות נוהל זה.
    • רשימת הספקים והקבלנים תנוהל באופן ממוכן, תפורסם ותהיה פתוחה לעיון הציבור באתר האינטרנט של הרשות.
    • עצם הגשת הבקשה ע"י המציע, הוא מאשר ומסכים לתנאי השימוש ולמדיניות הפרטיות של המערכת המקוונת.

• בחירת ספקים וקבלנים לרשימה

• • לאחר שחלפו 21 יום ממועד פרסום הזמנה זו להגשת מועמדות למאגר והן ביחס לכל פרסום חוזר, לסעיף 4.2 לעיל, תבדוק הוועדה את בקשות המועמדים שהוגשו בתקופה החולפת, ותקבל החלטה אודות התאמתם למאגר, בהתאם לתנאים המפורטים לעיל.
  • אין באמור כדי לגרוע מזכותה של הוועדה להתכנס מעת לעת לצורך עדכון המאגר ולהוסיף ספקים וקבלנים נוספים למאגר כל עוד המאגר הינו בתוקף.
  • במאגר יכללו רק מציעים שהגישו מועמדותם ונמצאו עומדים בתנאי הסף הנדרשים ואשר הרשות החליטה לצרפם לאחר בדיקת הצעתם.
  • שיוך מועמד לרשימה תיעשה על פי בקשת המועמד ובהתאם לתחום התמחותו, נתוניו, ניסיונו וכו' ובהתאם להחלטת הרשות.
  • מובהר כי לרשות שיקול דעת מקצועי נרחב ביחס לשאלת הכללתו שלספק לרשימה, וזאת גם במידה והמועמד עומד או אינו עומד מבחינה פורמאלית בכל תנאי הסף דלעיל, וכן תתחשב בניסיון הקודם של הרשות עמו, ככל שקיים ניסיון קודם.
  • עוד מובהר כי הרשות רשאית להיעזר ביועצים ואנשי מקצוע לצורך גיבוש החלטתה, וכן לקבל מידע ו/או חוות דעת ו/או המלצות על המועמד מאת גורמים ו/או גופים אחרים. בנוסף, רשאית הרשות, אך לא חייבת, לזמן מועמדים לראיון אישי לצורך התרשמות ולבקש להשלים כל מסמך שמוצאת הרשות לנכון.

• • הרשות רשאית לקבוע כי כל תחום יהווה רשימה בפני עצמה, או לקבוע כי מספר תחומים יאוחדו לרשימה אחת, ו/או להוסיף/לגרוע רשימות, הכל לפי צרכי הרשות ושיקול דעתה.
  • החלטת הרשות בדבר צירוף/ אי צירוף מועמדים לרשימת הספקים והקבלנים תימסר למועמדים בכתב.
  • לרשות שמורה הזכות שלא לאשר רישום מועמד למאגר בהתאם לשיקול דעתה, גם אם המועמד עומד כנדרש בתנאי הסף המפורטים. הנימוקים לדחייה יירשמו בפרוטוקול.
  • לספק/ קבלן אשר מועמדותו נדחתה על ידי הרשות, תינתן אפשרות להשיג בכתב על ההחלטה. החלטת הרשות תירשם בפרוטוקול לאחר הצגת הטיעונים של הספק/ קבלן.

• עדכון הרשימה

  • הרשימה תעודכן בהתאם לאמור לעיל, ובהתאם לצרכי הרשות מעת לעת.
  • במסגרת העדכון, ובהתאם לצורך, תהא הרשות רשאית לאשר כניסתם של מועמדים נוספים לרשימה ולנפות מועמדים הנמצאים ברשימה וזאת בהתאם לשיקול דעתה ולצרכיה, ובהתאם להוראות נוהל זה.

• השעיה/ הוצאה של הספקים וקבלנים מהמאגר

  • מקרים בהם ניתן להשעות או להוציא ספקים וקבלנים רשומים מהתמחות רלוונטית במאגר, יהיו בין היתר:
    • שלילת רישיון מקצועי לעיסוק במקצוע נשוא המאגר.
    • אירוע חמור שבו מעורב המועמד ונגרם בגינו נזק ממשי לרשות.
    • אי שביעות רצון מטיב השירות ו/או זמינות ו/או כל סיבה אחרת שפוגעת בעבודת הרשות ובמתן השירות לתושבי הרשות.
  • מרכז הוועדה או מי מטעמו ישלח הודעה בכתב לספק/ קבלן הרשום בדבר השעייתו או הוצאתו מהמאגר. לספק/ קבלן תינתן אפשרות להשיג בכתב על ההחלטה בפני הוועדה בתוך 7 ימים מקבלת ההחלטה. החלטת הוועדה תירשם בפרוטוקול לאחר הצגת הטיעונים של הספק/ קבלן.

• כללי

  • מובהר בזה כי על ספק/ קבלן אשר מגיש מועמדותו להיכלל במאגר הספקים וקבלנים להימנע מניגוד עניינים בין עיסוקיו לבין פעילותו במסגרת השירותים שייתן לרשות וכי אסור לו להימצא באפשרות לניגוד עניינים.
  • על ספק/ קבלן אשר מגיש מועמדותו להיכלל במאגר הספקים וקבלנים להודיע מיד למרכז ועדת הוועדה על כל חשש לניגוד עניינים ולפעול לפי הנחיות הרשות.
  • מובהר בזאת, כי אין באמור בנוהל זה ו/או בניהול הרשימה על ידי הרשות, כדי לחייב את הרשות להתקשר עם מי מבין המועמדים שיכללו ברשימה ו/או להזמין עבודה בהיקף כלשהו ו/או בכל התחייבות אחרת הנוגעת לרשימה ו/או למועמדים.
  • מובהר כי הרשות תהא רשאית לערוך מכרז ו/או פנייה תחרותית או להתקשר בפטור ממכרז עם ספק, בין שהוא כלול במאגר ובין שלאו וזאת אף במקרה בו מנוהל מאגר ביחס לתחום האמור.

• שליפת ספקים וקבלנים מהמאגר לצורך מכרזי זוטא

  • אגף, מחלקה או גורמים ברשות המבקשים להתקשר עם ספקים וקבלנים הרשומים במאגר יפנה בכתב למרכז הועדה ויגדיר מראש ובטרם הפניה למאגר את הצורך בשליפת ספק/ קבלן מהמאגר ואת אמות המידה הנדרשות (הניסיון, ההכשרה, אזור מתן השירות, אורך ההתקשרות והקריטריונים לשליפה).
  • שליפה מהמאגר: לאחר קביעת אמות המידה כאמור בסעיף ‎1 לעיל ובהתאם להוראות נוהל זה, תבוצע שליפה שלספקים/ קבלנים מן המאגר על ידי מרכז הוועדה בהתאם לנדרש בתקנות.

שליפה- בחירת תחום, התמחות, סיווג וזמינות, אשר תתבצע בהתאם לאמות המידה הנדרשות.

• • שליפת ספקים וקבלנים מהמאגר תיעשה בשים לב למידת התאמתם לפרמטרים הנדרשים ו/או באופן אקראי – כך שהבחירה תיערך בסבב מחזורי, ככל שניתן, באופן הוגן ומעניק את מירב היתרונות לרשות.
  • כאשר יידרש לרשות שירות מסוים הכלול בפניה זו, הרשות תפנה למציעים הרלוונטיים מתוך המאגר בפנייה פרטנית. על המציעים להשיב לפנייה הפרטנית ולהציע הצעה כספית ולענות על כל המידע שיידרש בפנייה הפרטנית. לאחר קבלת כל ההצעות, הרשות תבחן את ההצעות ותתקשר עם המציע המתאים ביותר, לפי שיקול דעת מקצועי ובהתאם לתנאי הפניה הפרטנית ולצרכי הרשות.

יודגש כי הרשות אינה מחויבת לבחור בהצעה הזולה ביותר או בהצעה כלשהי ובשיקול דעתה הבלעדי לשקול שיקולים נוספים כגון: ניסיון קודם, ידע מקצועי רלוונטי, מומחיות מיוחדת וכיוצ״ב.  

• • הרשות תהיה רשאית לחלק ביצוע של שירות מסוים בין מספר ספקים וקבלנים, הכל כפי שיפורט בפנייה הפרטנית.
  • הוועדה תקבע מראש את סדרי הדיון בהצעות. אם החליטה הוועדה לראיין בעל-פה את המציעים, ייערכו ראיונות בעל-פה עם המציעים הרלוונטיים אותם תזמין הועדה, במידת הנדרש.
  • אין לבצע כל עבודה/ שירות מכח פניה זו אלא לאחר קבלת הודעה על זכיה ולאחר חתימה על הסכם התקשרות בנוסח שייקבע על ידי הרשות וקבלת צו התחלת עבודה.
  • על הספק/ קבלן האחריות לוודא באם הוא כלול במאגר.

• בחירת הספק/ קבלן המומלץ וכשיר שני

  • הוועדה תבחר בספק/ קבלן אחד מתוך כלל המועמדים שנשלפו, אשר הנו המתאים ביותר למתן השירות (להלן: "הספק המומלץ") בבחירתה תתייחס הוועדה למכלול הפרמטרים שפורטו לעיל.
  • הוועדה תבדוק את עמידתם של המציעים בתנאי הסף שנקבעו בפניה הפרטנית, ככל שנקבעו, ותבחן את ההצעות בהתאם לאמות המידה שנקבעו מראש. לאחר סיום בדיקת ההצעות ובירור הפרטים הנדרשים, בהתאם לצורך, תיתן הוועדה את החלטתה.
  • הוועדה רשאית להחליט על בחירת ההצעה המתאימה ביותר, המבטיחה את מירב היתרונות לרשות ע"פ אמות המידה שנקבעו, ומכלול הפרמטרים שפורטו לעיל, או להחליט שלא לבחור בכל הצעה שהיא.
  • במידה וההתקשרות מול ספק/ קבלן לא תצא לפועל מכל סיבה שהיא רשאית הוועדה לבחון אפשרות להתקשר עם מועמד אחר מתוך המועמדים שנבחרו, אשר אינו בעל התקשרויות נוספות/רבות.
  • כמו כן, תהא רשאית הוועדה לבחור כשיר שני להתקשרות במידה וההתקשרות מול הספק/ קבלן המומלץ לא תצא לפועל מכל סיבה שהיא.

• • אם הספק/ קבלן המומלץ הינו בעל התקשרויות נוספות עם הרשות מכוח המאגר בהווה או בשנה האחרונה, יש לבחון אפשרות להתקשר עם מועמד אחר מתוך המועמדים, אשר אינו בעל התקשרויות נוספות/רבות.
  • במידה והרשות מבקשת להתקשר עם הספק/ קבלן המומלץ משיקולי ניסיון ומומחיות, למרות שלספק/ קבלן המומלץ התקשרויות נוספות כאמור, על הוועדה לנמק את בחירתו.
  • בחירת הספק/ קבלן תערך כאמור ככל הניתן בסבב מחזורי, ואולם הוועדה רשאית לבחור להתקשר עם הספק/ קבלן בהתאם לצרכי הרשות, בהתקשרויות ייחודיות ו/או דחופות, ו/או בהתחשב בניסיון קודם מול אותו ספק/ קבלן, ומנימוקים מיוחדים שיירשמו.

• פיקוח ובקרה

  • הוועדה תהיה אחראית על קביעה והפעלה של אמצעי פיקוח ובקרה ועל יישום הנוהל.

• פרסומים

  • הוועדה תפרסם את החלטותיה המנומקות באתר האינטרנט של הרשות בתוך 15 ימי עבודה ממועד קבלת ההחלטה, ולא תחל בהתקשרות לפני פרסום כאמור.
  • הוועדה רשאית לפרסם את החלטותיה באופן חלקי בלבד, אם פרסום ההחלטה במלואה עלול לפגוע בביטחון הציבור, או לגלות סוד מסחרי או מקצועי.
  • אחת לשנה יפורסם באתר האינטרנט של הרשות וכן יועבר לחברי הרשות ולמבקר הרשות דו"ח המפרט את המציעים שהרשות פנתה אליהם עמם לפי סעיף 8 לתוספת השניה צו המועצות המקומיות, תשי"א-1950, בשנה החולפת., כולל סוג העבודה וההיקף הכספי של כל התקשרות.
  • הועדה תהא רשאית להחליט על עדכון ו/או ריענון ו/או תיקון ו/או שינוי הוראות נוהל זה מעת לעת ובהתאם לצרכי הועדה. ככל שתתקבל החלטה כאמור על ידי הועדה, יחול השינוי ו/או העדכון ו/או התיקון מיום קבל ההחלטה על ידי הועדה. 

בכבוד רב,

מועצה מקומית

ראש פנה